5.1. Поступившие в структурные подразделения администрации города письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.
5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях администрации города (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации и Губернатора Хабаровского края, Мэра города о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.
5.3. К поступившему обращению готовится проект поручения. Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
5.4. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
5.5. Поручение оформляется на специальном бланке установленного образца.
5.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
5.7. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в сектор по рассмотрению обращений граждан, указывая при этом подразделение администрации города, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
5.8. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется сектором по рассмотрению обращений граждан. В необходимых случаях сектор по рассмотрению обращений граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.
5.9. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе поздравления, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
5.10. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления , должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.