МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 февраля 2007 года  N 144


Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению
обращений граждан в администрации города Хабаровска

(с изменениями на 13 марта 2009 года)
(редакция, действующая с 17 апреля 2009 года)

___________________________
Утратило силу с 1 января 2011 года на основании
Постановления Администрации города Хабаровска
от 23 декабря 2010 года N 4104
___________________________

     ________________________________
     Документ с изменениями, внесенными:
     Постановлением Мэра города Хабаровска от 13 марта 2009 года N 766
     ________________________________

На основании Федерального Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

постановляю:

1. Утвердить Положение об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации города Хабаровска (далее - Положение) согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу после опубликования в "Сборнике нормативных актов администрации города Хабаровска и Хабаровской городской Думы".

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра-управляющего Делами Безлепкина В.Д.

     Мэр города А.Н. Соколов

Приложение N 1
к постановлению
Мэра города Хабаровска
от 5 февраля 2007 года N 144

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

(с изменениями на 13 марта 2009 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска (далее город).

1.2. В городе рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в его компетенции, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Уставом городского округа «ГОРОД ХАБАРОВСК».

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится Мэром города, вице-Мэром и заместителями Мэра города.

1.4. Сектор по рассмотрению обращений граждан ежемесячно, ежеквартально, за полугодие, за год готовит аналитические и статистические информации о характере обращений граждан и представляет их заместителю Мэра-управляющему Делами администрации города.

1.5. Сотрудники администрации города, работающие с обращениями граждан, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с ними. Запрещается разглашение содержащейся в обращениях информации о частной жизни граждан без их согласия.

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Мэра-управляющий Делами администрации города.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.8. В администрации города периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все поступающие письменные обращения граждан, связанные с их рассмотрением, поступают в сектор по рассмотрению обращений граждан.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличие указанных вложений, к письму прикладывается конверт.

2.3. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержится сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавлявающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.4. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются и учитываются сектором по рассмотрению обращений граждан и передаются по принадлежности.

2.5. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в сектор по рассмотрению обращений граждан.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Регистрация документов-фиксация факта создания или поступления в сектор по рассмотрению обращений граждан документа производится путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью о необходимых сведениях о документе в регистрационных формах.( приложение N 2,3).

3.2. Регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан подлежат документы (заявления, обращения и предложения граждан), поступившие на имя Мэра города, вице-Мэра и заместителей Мэра города, а так же документы, поступившие из вышестоящих организаций.

3.3 Заявления и обращения от населения принимаются в произвольной форме. В день поступления сведения о регистрируемых документах заносятся в компьютерную базу данных.

3.4. На входящих документах работником сектора по рассмотрению обращений граждан проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа. Отметка о поступлении проставляется на нижней части первого листа документа справа. Если там место отсутствует, то отметка проставляется на оборотной стороне, на нижней части листа справа.

3.5. Входящие и исходящие документы имеют единый номер регистрации. После регистрации компьютерным способом заводится на них "Дело" и направляется адресату согласно характеру и содержанию документа. Срочная корреспонденция и телеграммы передаются немедленно.

3.6. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции руководителя и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора, резолюцию должностного лица и дату.

3.7. С резолюцией руководителя документ отмечается в компьютерной базе данных и передается под роспись в журнале выдачи служебных документов лицам, ответственным за исполнение документа. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ ксерокопируется и рассылается всем исполнителям.

3.8. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции руководителя первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.

3.9. Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу. Если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность, направление письма на рассмотрение.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. После составления аннотации специалист сектора по рассмотрению обращений граждан принимает решение о передаче обращения на рассмотрение Мэру города или его заместителям, исходя исключительно из содержания обращения.

4.2. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации г. Хабаровска, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». (Пункт в редакции, введенной в действие с 17 апреля 2009 года Постановлением Мэра города Хабаровска от 13 марта 2009 года N 766 - см. предыдущую редакцию).

4.3. Обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Хабаровского края и депутатов Государственной Думы, адресованные Мэру города, докладываются Мэру города. Депутатские запросы, адресованные заместителям Мэра города, направляются соответствующим должностным лицам. Обращения, взятые на контроль иными вышестоящими органами, направляются заместителям Мэра города по принадлежности.

Пункты 4.4., 4.6., утратили силу с 17 апреля 2009 года - Постановление Мэра города Хабаровска от 13 марта 2009 года N 766 - см. предыдущую редакцию.

Пункты 4.5, 4.7, 4.8. Положения считать соответственно п. 4.4., 4.5., 4.6. - Постановление Мэра города Хабаровска от 13 марта 2009 года N 766.

4.4. Если ответ заявителю или в вышестоящую организацию дается сектором по рассмотрению обращений граждан, то при его оформлении могут использоваться как общие бланки администрации города, так и специальные бланки.    

4.5. На письма, направляемые в структурные подразделения администрации города, распечатываются две учетно-регистрационные карточки. Один экземпляр карточки остается в деле, второй передается в структурное подразделение администрации города вместе с обращением. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующий штамп.

4.6. В структурные подразделения администрации города зарегистрированные обращения передаются под роспись.

5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях

5.1. Поступившие в структурные подразделения администрации города письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.

5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях администрации города (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации и Губернатора Хабаровского края, Мэра города о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.

5.3. К поступившему обращению готовится проект поручения. Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

5.4. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.5. Поручение оформляется на специальном бланке установленного образца.

5.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

5.7. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в сектор по рассмотрению обращений граждан, указывая при этом подразделение администрации города, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.8. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется сектором по рассмотрению обращений граждан. В необходимых случаях сектор по рассмотрению обращений граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.

5.9. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе поздравления, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5.10. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления , должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями структурных подразделений от начальника управления (самостоятельного отдела) и выше. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан могут подписываться Мэром города, вице-Мэром, или заместителями Мэра города. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Губернатора Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан подписывает Мэр города.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание городской Думы.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в сектор по рассмотрению обращений граждан, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в компьютерно-информационной базе данных. Сектор по рассмотрению обращений граждан вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Положением, и предложить переоформить ответ.

7.12. Отправление ответа без регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет руководитель сектора по рассмотрению обращений граждан.

7.14. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан