5.1. Лицо, получающее печать, штамп в общем отделе, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.
5.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в общий отдел либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.
5.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения заместителя Мэра - управляющего Делами администрации города.
Для замены ранее выданной общим отделом печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить заместителю Мэра - управляющему Делами:
- письмо с просьбой о замене печати или штампа;
- объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;
- акт об уничтожении печати или штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения, согласованный с экспертной комиссией структурного подразделения и утвержденный руководителем.
5.4. Письмо с визой заместителя Мэра - управляющего Делами, акт и объяснительная записка направляются в общий отдел для регистрации в соответствующем журнале.
5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.
5.6. В случае ликвидации структурного подразделения администрации города или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в общий отдел для последующего уничтожения по акту.
Способ уничтожения определяется Центральной экспертной комиссией администрации города.
Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
5.7. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должны быть указаны:
- дата и наименование структурного подразделения;
- состав комиссии;
- основание для уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения;
- подписи членов комиссии.
Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями и штампами и журналом их учета.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.