3.1. Заказ на изготовление гербовой печати администрации города оформляется за подписью заместителя Мэра - управляющего Делами.
3.2. Письмо - заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации города, вместе с прилагаемыми эскизами и копией положения о структурном подразделении с резолюцией заместителя Мэра - управляющего Делами направляется в общий отдел управления Делами для регистрации в соответствующем журнале.
3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с архивным отделом управления Делами администрации г. Хабаровска.
3.4. После изготовления печати и штампы передаются общим отделом управления Делами в структурное подразделение. Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела в соответствии с приложением 4 к настоящему Положению.
3.5. Для учета печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города ведется журнал по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению. Журнал находится у лица, ответственного за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.
Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.
3.6. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью и подписью руководителя.
3.7. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.
3.8. Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица оформляют заказ на изготовление печатей и штампов самостоятельно.
Контрольные оттиски полученных ими печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в журнале общего отдела управления Делами.