МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 15 ноября 2006 года № 3522-р


Об упорядочении изготовления, учета, хранения,
 использования и уничтожения гербовых и простых печатей,
штампов администрации города, ее структурных подразделений

В целях упорядочения изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений, а также подчиненных им предприятий, учреждений и организаций:

1. Утвердить положение о порядке учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений.

2. Возложить на общий отдел управления Делами администрации города (Бесхлебная Н.П.) обязанности по регистрации изготовления, учета и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений.

3. Структурным подразделениям администрации города в течение месяца со дня подписания настоящего распоряжения:

- зарегистрировать действующие гербовые и простые печати, а также штампы в общем отделе управления Делами администрации города;

- произвести уничтожение гербовых и простых печатей, а также штампов, действие которых прекращено или пришедших в негодность. Копии актов об уничтожении печатей и штампов представить в общий отдел управления Делами администрации города;

- назначить ответственных лиц за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.

4. Структурным подразделениям администрации города, имеющим статус юридического лица, разработать свои положения о порядке изготовления учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, не противоречащие требованиям настоящего распоряжения, и распространить их действия на деятельность подведомственных учреждений, предприятий и организаций.

5. Признать утратившим силу распоряжение Мэра города от 26.12.2003 № 3307-р «Об утверждении «Временных правил изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений».

6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра-управляющего Делами Безлепкина В.Д.

И.о. Мэра города
В.П. Казаченко



УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Мэра города
от 15 ноября 2006 года № 3522-р

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых
и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации города, ее структурных подразделениях.

1.2. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Хабаровска, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

1.3. Администрация города имеет гербовую печать. Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей осуществляется по решению Мэра города. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная со второй.

1.4. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

1.5. Изготовление, использование, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города обеспечивают лица, определенные приказом руководителя. Данные обязанности закрепляются в должностных инструкциях муниципального служащего.

1.6. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

2. Гербовые, простые печати и штампы администрации города, ее структурных подразделений

2.1. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

2.1.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях структурных подразделений, осуществляющих государственные полномочия, переданные администрации города Хабаровска законом Хабаровского края.

2.2. Печать с изображением герба города Хабаровска.

2.2.1. Герб города Хабаровска воспроизводится на печатях администрации города и органов администрации города, имеющих статус юридического лица.

2.2.2. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба города Хабаровска ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать определен приложением 1 к настоящему Положению.

2.2.3. Гербовая печать администрации города хранится у заместителя Мэра-управляющего Делами и используется в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска.

2.2.4. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются Мэром города или должностными лицами администрации города, которым Мэр предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности.

Список лиц, подпись которых заверяется гербовой печатью, установлен приложением 2 к настоящему Положению.

2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города.

2.3.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением Мэра города определяется Мэром города.

2.3.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города подписывается заместителем Мэра-управляющим Делами.

2.3.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, Почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

2.3.4. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города при необходимости разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

2.3.5. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города хранится у заместителя Мэра-управляющего Делами.

2.4. Простая печать и штамп.

2.4.1. Структурные подразделения администрации города могут иметь простые печати и штампы.

2.4.2. Структурные подразделения, имеющие лицевые счета в отделе казначейства финансового департамента администрации города Хабаровска, имеют право иметь простую печать с полным наименованием структурного подразделения.

   2.4.3. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о структурном подразделении администрации города.

2.4.4. Простые круглые мастичные печати (без изображения герба) ставятся на документах (или их копиях), требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.4.5. Перечень документов, на которые ставится оттиск простой печати, определен в приложении 3 к настоящему Положению.

3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

3.1. Заказ на изготовление гербовой печати администрации города оформляется за подписью заместителя Мэра - управляющего Делами.

3.2. Письмо - заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации города, вместе с прилагаемыми эскизами и копией положения о структурном подразделении с резолюцией заместителя Мэра - управляющего Делами направляется в общий отдел управления Делами для регистрации в соответствующем журнале.

3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с архивным отделом управления Делами администрации г. Хабаровска.

3.4. После изготовления печати и штампы передаются общим отделом управления Делами в структурное подразделение. Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела в соответствии с приложением 4 к настоящему Положению.

3.5. Для учета печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города ведется журнал по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению. Журнал находится у лица, ответственного за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.

3.6. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью и подписью руководителя.

3.7. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.

3.8. Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица оформляют заказ на изготовление печатей и штампов самостоятельно.

Контрольные оттиски полученных ими печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в журнале общего отдела управления Делами.

4. Хранение печатей и штампов

4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящим Положением порядке.

4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

4.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

4.4. При утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель Мэра - управляющий Делами и начальник общего отдела управления Делами администрации города.

5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

5.1. Лицо, получающее печать, штамп в общем отделе, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

5.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в общий отдел либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

5.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения заместителя Мэра - управляющего Делами администрации города.

Для замены ранее выданной общим отделом печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить заместителю Мэра - управляющему Делами:

- письмо с просьбой о замене печати или штампа;

- объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

- акт об уничтожении печати или штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения, согласованный с экспертной комиссией структурного подразделения и утвержденный руководителем.

5.4. Письмо с визой заместителя Мэра - управляющего Делами, акт и объяснительная записка направляются в общий отдел для регистрации в соответствующем журнале.

5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.

5.6. В случае ликвидации структурного подразделения администрации города или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в общий отдел для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется Центральной экспертной комиссией администрации города.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

5.7. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должны быть указаны:

- дата и наименование структурного подразделения;

- состав комиссии;

- основание для уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения;

- подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями и штампами и журналом их учета.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

6. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

6.1. Для проведения проверок состояния учета, использования и хранения печатей и штампов распоряжением Мэра города могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая заместителю Мэра - управляющему Делами. Один экземпляр справки (акта) направляется руководителю структурного подразделения администрации города для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, использования и условий хранения печатей и штампов.

6.2. При переводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема - передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

6.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к Положению о порядке изготовления, учета,
хранения, использования и уничтожения гербовых
и простых печатей, штампов администрации города,
ее структурных подразделений

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится оттиск гербовой печати

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.);