2.6.1. Служебные документы (корреспонденция), адресованные в администрацию города, поступают в общий отдел управления делами администрации, где они регистрируются и в день поступления направляются мэру города, его заместителям, управляющему делами в зависимости от распределения обязанностей, характера и содержания документов через советника мэра города, консультантов и помощников заместителей мэра.
Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.
Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной мэра в журнале регистрации факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации города.
Служебная информация, поступающая по электронной почте, регистрируется начальником отдела компьютерно - информационного обеспечения, передается на бумажном носителе в общий отдел управления делами, где также регистрируется и передается адресату.
2.6.2. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определены в разделе 7 "Инструкции".
Документы рассматриваются мэром города, его заместителями, управляющим делами в день поступления.
2.6.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции мэра города, его заместителей, управляющего делами и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора резолюции и дату. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Дополнительная резолюция допустима в том случае, если она детализирует механизм исполнения документа.
2.6.4. С резолюцией мэра города, его заместителей, управляющего делами документ возвращается в общий отдел для соответствующей отметки в банке регистрационных данных и передается лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю обязательно дается ответ.
2.6.5. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.
Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.
2.6.6. Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.
2.6.7. Срок исполнения служебных документов определяется мэром города, его заместителями, управляющим делами и указывается в резолюции.
Если документ не может быть исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения согласовывает с мэром города, его заместителями, управляющим делами изменение срока, о чем ставит в известность общий отдел.
2.6.8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководства администрации передать неисполненный документ другому должностному лицу, поставить в известность общий отдел о принятых изменениях.
Не переданные исполнителями документы считаются неисполненными.
2.6.9. Документы с резолюцией мэра города с конкретным сроком исполнения ставятся общим отделом на особый контроль.
В первую и третью пятницу месяца общий отдел готовит для мэра города информацию о прохождении документов в администрации города.
Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных актов при подготовке, оформлении, представлении и срокам исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.
2.6.10. Оперативный контроль за работой подразделений администрации и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений мэра города, заместителей мэра города, изложенных в резолюциях на документах, осуществляют советник мэра, консультанты и помощники заместителей мэра города.
2.6.11. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной мэром города, его заместителями, управляющим делами, производится общим отделом, подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.