О проведении смотра-конкурса документов личного происхождения и архивов учреждений, организаций и предприятий города, посвященного 148-летию со дня образования города Хабаровска (утратило силу с 25 июля 2007 года)

№
п/п

Вопрос

Ответ

1

2

3

1.

Ф.И.О. руководителя организации (предприятия, учреждения)

2.

№ телефона, факс, е-mail

3.

Дата обследования архива

4.

Является организация (предприятие, учреждение) г. Хабаровска источником комплектования государственного архива Хабаровского края

Да

Нет

5.

Сведения об ответственном за архив или заведующем архивом

5.1.

Ф.И.О. и должность ответственного за архив (заведующего архивом)

5.2.

Дата и номер приказа о назначении ответственного за архив

6.

Сведения о наличии должностной инструкции ответственного за архив

7.

Характеристика помещения архива организации (предприятия, учреждения)

7.1.

- имеется специальное помещение под архив

7.1.1.

- имеется Положение об архиве организации (предприятия, учреждения)

7.1.2.

- имеется план работы архив на 2005, 2006 годы

7.1.3.

- площадь архива

7.1.4.

- загруженность архива

7.1.5.

- стеллажи, шкафы и полки пронумерованы

7.1.6.

- вид отопления в архиве

7.1.7.

- вид освещения (закрытые плафоны) в архиве

7.1.8.

- окна зашторены

7.1.9.

- наличие вентиляции

7.1.10.

- стеллажи, их виды (деревянные, металлические,  другие)

7.1.11.

- наличие коробок для хранения документов

7.1.12.

- наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима

7.1.13.

- осуществляется обеспыливание

7.1.14.

- двери хранилищ обиты жестью

7.1.15.

- состояние электропроводки

7.1.16.

- опечатывается в конце рабочего дня помещение архива

7.1.17.

- наличие огнетушителей и их виды (порошковые, углекислотные)

7.1.18.

- вид сигнализации:
(противопожарная,
охранная,
охранно-пожарная,
подключение к пункту вневедомственной охраны УВД)

7.1.19.

- наличие сторожевой охраны

7.1.20.

- наличие плана эвакуации документов, дата разработки

7.1.21

- наличие инструкции по противопожарной безопасности

8.

Организация хранения документов в архиве организации (предприятия, учреждения)

8.1.

- имеется график передачи документов в архив организации (предприятия, учреждения)

8.2.

- дела постоянного хранения размещены обособленно от дел по личному составу и временного хранения

8.3.

- как размещены личные дела (по описи, алфавиту, датам)

8.4.

- имеется журнал выдачи дел из архива во временное пользование

8.5.

- имеются факты гибели, порчи, утраты, незаконного уничтожения документов по личному составу, постоянного и временного хранения

8.6.

- меры принятые к розыску и оформление их результатов

9.

Оформление архивных дел

9.1.

- обработаны архивные дела (подшиты, листы пронумерованы, имеются заверительные надписи, оформлены обложки)

10.

Наличие описей

10.1.

- дел постоянного срока хранения (по какой год описаны дела)

10.2.

- по личному составу, в том числе описей личных дел уволенных работников (по какой год описаны дела)

10.3.

- наличие других описей

11.

Качество описей

11.1.

- наличие титульного листа

11.3.

-наличие исторической справки, дополнения к ней

11.4.

- наличие предисловия

11.5.

- качество описей (соответствуют требованиям «Основных правила работы архивов организаций»)

12.

Использование документов архива

12.1.

- исполняются запросы социально-правового характера

12.2.

- качество оформления справок социально-правового характера

12.3.

- соблюдаются сроки исполнения запросов

12.4.

- исполняются тематические запросы

12.5.

- вопросы состояния работы ведомственного архива рассматриваются на заседании у руководства (их периодичность)

13.

Наличие акта приема-передачи документов при смене ответственного за архив и руководителя организации (предприятия, учреждения)

14.

Имеются ли архивы для хранения иной документации (научно-технической, кино-, фото-, фоно- и т.п.)

14.1.

- имеется специальное помещение под архив

14.1.1.

- площадь архива

14.1.2.

- загруженность архива

14.1.3.

- вид отопления в архиве

14.1.4.

- вид освещения (закрытые плафоны) в архиве

14.1.5.

- окна зашторены

14.1.6.

- наличие вентиляции

14.1.7.

- стеллажи, их виды (деревянные, металлические, другие)

14.1.8.

- наличие коробок для хранения документов

14.1.9.

- наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима

14.1.10.

- осуществляется обеспыливание

14.1.11.

- двери хранилищ обиты жестью

14.1.12.

- состояние электропроводки

14.1.13.

- опечатывается помещение архива в конце рабочего дня

14.1.15.

- наличие огнетушителей (порошковые, углекислотные)

14.1.16.

- виды сигнализации (противопожарная, охранная, охранно-пожарная, подключение к пункту вневедомственной охраны УВД)

14.1.17.

- наличие сторожевой охраны

14.1.18.

- наличие плана эвакуации документов, дата разработки

14.1.19.

-имеется Положение об архиве организации (предприятия, учреждения)

14.1.20.

- имеется план работы архива на 2005, 2006 годы

15.

Имеются фото-, фоно-, кинодокументы и т.п., отражающие историю организации (предприятия, учреждения).

16.

Информация об итогах обследования деятельности ведомственного архива

Положительное в деятельности архива

Замечания

Итоговая оценка

17.

Обследование осуществлено

Обследование осуществлено в присутствии

Ф.И.О.

Должность

Подпись

Ф.И.О.

Должность

Подпись