1. С момента заведения и до передачи документов в ведомственные архивы структурных подразделений администрации города документы хранятся по месту их формирования.
2. Должностной инструкцией на одного из работников подразделения администрации города возлагаются обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.
3. Руководители структурных подразделений администрации города несут ответственность за сохранность документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края в области архивного дела.
4. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
5. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.
Документы постоянного срока хранения хранятся в администрации города в течение 5 лет, после чего передаются в государственный архив Хабаровского края на постоянное хранение.
6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города руководитель обязан принять меры для обеспечения сохранности документов в соответствии с законодательством в области архивного дела, действующим на момент ликвидации или реорганизации.
Дела постоянного срока хранения готовятся и передаются в государственный архив Хабаровского края, временного срока хранения, документы по личному составу - в архивный отдел управления делами администрации города.
Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) подразделения администрации и председателя ликвидационной комиссии.