1. Для коллегиального обсуждения и принятия решений по важнейшим вопросам обеспечения жизнедеятельности города создана коллегия при Мэре города, является постоянно действующим совещательным органом.
2. Состав коллегии утверждается постановлением Мэра города.
3. В состав коллегии входят по должности: Мэр города - председатель коллегии, Вице-Мэр и первый заместитель Мэра - заместители председателя коллегии, заместитель Мэра-управляющий делами администрации города.
В состав коллегии могут входить другие должностные лица администрации города, государственных и муниципальных предприятий и учреждений, коммерческих организаций, а также представители общественных организаций.
4. Деятельность коллегии при Мэре города основывается на коллегиальном, свободном обсуждении вопросов, открытости и гласности, законности, изучении и учете общественного мнения.
5. Заседания коллегии являются основной организационно-правовой формой ее деятельности.
День проведения заседаний - третья среда месяца. Ответственным за подготовку заседаний коллегии является заместитель Мэра - управляющий делами администрации города.
6. Внеплановые вопросы могут включаться в повестку дня только по согласованию с Мэром при условии полной подготовленности необходимых для их рассмотрения материалов.
7. Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии за 7 дней предоставляют заместителю Мэра - управляющему делами полностью подготовленные и завизированные документы: справку (доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу; проект постановления Мэра с листом согласования; список лиц, приглашенных на заседание; список лиц, записавшихся для выступлений; справку к проекту постановления с указанием рассылки.
8. Проект постановления Мэра города и материалы, представленные на заседание коллегии, предварительно обсуждаются в соответствующих службах; с проектом знакомятся должностные лица, ответственные за исполнение. Их замечания, разногласия, предложения фиксируются в листе согласования.
Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения коллегии.
9. Документы, представленные на заседание коллегии, за 5 дней до заседания заместитель Мэра - управляющий делами передает Мэру города.
10. Рассмотренные Мэром материалы предстоящей коллегии передаются в общий отдел, который знакомит с замечаниями и поправками, внесенными Мэром, ответственных за подготовку вопросов на заседание коллегии.
11. Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок Мэра (если таковые имеются), ксерокопирует материалы коллегии для членов коллегии, председателей комитетов по управлению округами, средств массовой информации.
За три дня до заседания материалы коллегии вручаются для ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам.
12. О времени и месте проведения коллегии члены коллегии оповещаются общим отделом.
На заседания коллегии постоянно приглашаются заместители Мэра города, председатели комитетов по управлению округами, начальники юридического управления, пресс-службы, организационно-методического отдела, представители средств массовой информации, которые оповещаются общим отделом.
В заседаниях коллегии могут участвовать депутаты Хабаровской городской Думы и депутаты других уровней.
Приглашенные на заседания коллегии по конкретному вопросу оповещаются о времени и месте проведения коллегии структурой, ответственной за подготовку- вопроса. Регистрацию приглашенных осуществляет также эта структура.
13. Внеочередные заседания коллегии созываются Мэром по его инициативе, по предложениям его заместителей или руководителей структурных подразделений.
Предложения о созыве внеочередного заседания коллегии направляются Мэру в письменном виде с указанием вопросов, предлагаемых к включению в повестку дня заседания коллегии и обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.
Дату внеочередного заседания коллегии назначает Мэр города не раньше, чем через 5 дней с момента поступления предложения.
Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном заседании коллегии осуществляется в том же порядке, как и подготовка плановых вопросов.
14. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящим Регламентом и действующей Инструкцией, к рассмотрению не принимаются.
Своевременность представления документов на заседания коллегии, доработки проектов постановлений после их рассмотрения, качество подготовки документов учитываются как основные показатели при подведении итогов работы подразделений администрации города за месяц.
15. Заседания коллегии протоколируются в соответствии с требованиями Инструкции.
Протокол оформляется общим отделом, который не позднее, чем через 3 дня после заседания коллегии предоставляется на подпись председателю коллегии.
При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты постановлений Мэра города с приложениями к ним в соответствии с пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки приглашенных.