1. Служебные документы (корреспонденция), поступившие в администрацию города на имя Мэра и его заместителей, регистрируются в общем отделе в день поступления, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.
2. Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.
3. Документы, поступившие на имя заместителей Мэра - директоров департаментов муниципальной собственности и архитектуры, строительства и землепользования, а также в адрес руководителей структурных подразделений регистрируются соответственно в департаментах и структурных подразделениях администрации города, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.
4. Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной Мэра в журнале регистрации факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации города.
5. Служебная информация, поступающая по электронной почте, регистрируется компьютерно - информационным управлением, передается на бумажном носителе в общий отдел, где также регистрируется и передается в установленном порядке.
6. Зарегистрированная общим отделом корреспонденция направляется для рассмотрения Мэру и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей через советника Мэра, консультантов и помощников заместителей Мэра.
7. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной Мэром города, его заместителями производится общим отделом (в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота); подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.
8. Документы рассматриваются Мэром, его заместителями в день поступления.
9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции Мэра города и его заместителей.
10. С резолюцией Мэра, его заместителей документ возвращается в общий отдел для соответствующей отметки в компьютерной базе данных. После отметки документы передается лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю обязательно дается ответ.
11. Документы, поступившие непосредственно Мэру, его заместителям (без регистрации), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.
12. Советник Мэра, консультанты и помощники заместителей Мэра, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации получают корреспонденцию в общем отделе после 15 часов под роспись.