Управление в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края в соответствии с документом "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", одобренным коллегией Главархива СССР 27 апреля 1998 г. (Приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33), Регламентом Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края.
Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 19 сентября 2007 года № 135 - см. предыдущую редакцию).
3.2. Внедряет и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения Управления в аппарате Губернатора и Правительства края; систему электронного документооборота (СЭД); межведомственный электронный документооборот (МЭДО); новые технологические приемы, сокращающие объем бумажного документооборота. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 7 марта 2013 года N 13 - см. предыдущую редакцию - см. предыдущую редакцию).
3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность Управления, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.
3.4. Осуществляет подготовку проектов актов Губернатора и Правительства края, приведение их в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на соответствующем бланке, представление Губернатору, Председателю Правительства края для подписания, регистрацию и выпуск подписанных документов.
3.5. Создает электронную базу постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.
3.6. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.
3.7. Осуществляет подготовку проектов нормативных актов, методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.
3.8. Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, поступающих на имя Губернатора края и в Правительство края, а также исходящей корреспонденции Губернатора и Правительства края.
3.9. Вносит предложения по разработке информационно-поисковых систем документов (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
3.10. Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления края.
3.11. Изучает состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления края. Оказывает практическую помощь и разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с документами, в том числе по вопросам внедрения электронного документооборота.
3.12. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов. Представляет информационно-аналитические материалы руководству.
3.13. Осуществляет систематический контроль за:
- соблюдением установленных сроков и порядка представления Губернатору, Председателю Правительства края проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края;
- соблюдением установленного порядка подготовки и внесения структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и иными органами исполнительной власти края материалов для рассмотрения на расширенных заседаниях Правительства края;
- своевременной доработкой структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и иными органами исполнительной власти края проектов постановлений (распоряжений) Правительства края, рассмотренных на расширенных заседаниях Правительства края;
- соблюдением сроков согласования проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края;
- соблюдением требований Регламента Правительства Хабаровского края в пределах своей компетенции, Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края при подготовке проектов правовых актов Губернатора и Правительства края и служебных документов;
- соблюдением установленного порядка изготовления, хранения, использования, уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края;
- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края работы с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования";
- организацией подготовки, регистрации, выпуска и хранения распорядительных актов руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края (наличие согласований проектов приказов или распоряжений с указанием даты согласования, указателей рассылки к ним, правильное оформление и т.д.);
- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края работы с документами Губернатора и Правительства края, полученными по электронной почте. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 2 апреля 2012 года N 25 - см. предыдущую редакцию).
3.14. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные материалы и представляет их Губернатору края или лицу, исполняющему обязанности Председателя Правительства Хабаровского края. Выдает справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя Губернатора и Правительства края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 2 апреля 2012 года N 25 - см. предыдущую редакцию).
3.15. Обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает сохранность документов и защиту их от несанкционированного доступа, последующую передачу их на хранение в ведомственный архив аппарата Губернатора и Правительства края.
3.16. Составляет проект номенклатуры дел аппарата Губернатора и Правительства края и представляет его для утверждения в установленном порядке заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.
3.17. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы в соответствии с номенклатурой дел.