1. Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение 5). Порядковый номер личного дела на обложке личного дела соответствует номеру в инвентарной книге.
Не реже одного раза в два года производится сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге и проверка состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
Личные дела государственных служащих систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии со штатным расписанием.
2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления кругу должностных лиц, определяемому распоряжением (приказом) руководителя государственного органа.
3. Запись о выдаче личного дела для ознакомления производится в контрольной карточке (приложение 6). При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения.
4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
5. Временное изъятие документов из личного дела может быть произведено в исключительных случаях руководителем (работником) кадровой службы государственного органа по указанию руководителя этого государственного органа.
Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя государственного органа, давшего указание на изъятие документа.
Сведения о дате и причинах изъятия документа вносятся в графы 5, 6 описи документов, имеющихся в личном деле государственного служащего.
6. При переводе государственного служащего в другой государственный орган на другую государственную должность или поступлении лица, ранее замещавшего государственную должность государственной службы, на муниципальную службу его личное дело передается по акту по новому месту замещения государственной или муниципальной должности по адресу, указанному вышеназванным лицом, не позднее 5 календарных дней со дня издания соответствующего распоряжения (приказа) о переводе.
При прекращении государственной службы личное дело государственного служащего хранится кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня его освобождения от должности, после чего по описи передается в архив.
Запись о снятии с учета личного дела государственного служащего производится в инвентарной книге и контрольной карточке.
7. При передаче личного дела в другой государственный орган или на архивное хранение в конце дела подшивается лист заверитель дела (приложение 7), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также физическое состояние дела. Заверительная надпись производится работником кадровой службы государственного органа, ответственным за ведение личных дел.
В описи документов производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи документов. Опись документов подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.
8. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровых службах соответствующих государственных органов.
Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы.