ЗАКОН
Хабаровского края
от 26.02.2003 № 103
О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы
Хабаровского края
__________________________________________________
Утратил силу на основании
Закона Хабаровского края от 30.03.05 № 268
__________________________________________________
Настоящий закон в соответствии с Федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации», Кодексом Хабаровского края о государственной и муниципальной службе устанавливает порядок ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края.
Статья 1. Общие положения
1. Сведения о государственном служащем государственной службы Хабаровского края (далее - государственный служащий), прохождении им государственной службы содержатся (отражаются) в личном деле государственного служащего.
2. При поступлении гражданина на государственную службу личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) руководителя органа государственной власти Хабаровского края (далее - край) либо иного государственного органа, образованного в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом края (далее - государственные органы), о его назначении на государственную должность государственной службы.
3. Сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.
4. Сведения, содержащиеся в личном деле государственного служащего, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующим законодательством.
5. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
6. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется кадровой службой соответствующего государственного органа.
Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.
7. В обязанности кадровой службы входит:
1) оформление, ведение личных дел;
2) приобщение документов, перечисленных в статье 2 настоящего закона, к личным делам государственных служащих;
3) внесение изменений в учетные данные государственных служащих;
4) обеспечение сохранности и учета личных дел государственных служащих;
5) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих;
6) ознакомление государственных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по их просьбе в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.
8. Работники кадровой службы государственного органа могут привлекаться в соответствии с законодательством российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел государственных служащих, установленного настоящим законом.
Статья 2. Формирование личного дела государственного служащего
1. К личному делу государственного служащего приобщаются:
1) заявление о поступлении на государственную службу;
2) анкета (приложение 1);
3) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
4) послужной список (приложение 2);
5) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
6) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
7) копии распоряжений (приказов) о назначении лица на государственную должность государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
8) трудовой договор с государственным служащим;
9) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
10) медицинское заключение установленной формы;
11) сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;
12) сведения о доходах государственного служащего и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
13) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении государственным служащим ограничений, установленных действующим законодательством, сообщенная ему под расписку;
14) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей государственной службы связано с использованием таких сведений;
15) аттестационный лист государственного служащего и отзыв на него;
16) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина), воинского или специального звания;
17) копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
18) данные об ознакомлении государственного служащего с документами его личного дела;
19) иные документы, предусмотренные действующим законодательством.
В личное дело вносятся также письменные объяснения государственного служащего, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
2. Документы, приобщенные к личным делам государственных служащих, нумеруются, к личному делу прилагается опись (приложение 3). Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в порядке поступления. Листы описи документов на нескольких листах нумеруются отдельно.
3. Документы личного дела помещаются в твердую обложку, титульный лист которой содержит запись установленного образца в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» (приложение 4).
4. Все поступающие в личное дело государственного служащего документы располагаются в хронологическом порядке.
5. Документы, не имеющие отношения к характеристике государственного служащего, группируются отдельно от личных дел.
Статья 3. Требования к оформлению документов, составляющих личное дело государственного служащего
1. Анкета содержит перечень вопросов о биографических данных государственного служащего, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, об участии в работе выборных органов, о близких родственниках, об отношении к воинской обязанности и другие вопросы согласно приложению 1 к настоящему закону.
Анкета заполняется собственноручно гражданином, поступающим на государственную службу. Ответы на все вопросы анкеты даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах гражданина, поступающего на государственную службу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.
Полнота заполнения анкеты, правильность указанных в ней сведений и соответствие документам, предъявленным гражданином, поступающим на государственную службу, проверяется работником кадровой службы государственного органа.
Анкета подписывается гражданином, поступающим на государственную службу, после соответствующей сверки работником кадровой службы государственного органа внесенных в анкету сведений.
2. Послужной список содержит сведения о трудовой деятельности и ее изменениях, касающихся периода после заполнения анкеты государственным служащим.
Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственным служащим государственной службы.
Послужной список составляется кадровой службой государственного органа на основании документов, подтверждающих сведения, вносимые в послужной список.
Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.
По окончании прохождения государственным служащим государственной службы послужной список подписывается руководителем (работником) кадровой службы соответствующего государственного органа и заверяется печатью кадровой службы этого государственного органа.
С оформленным послужным списком государственный служащий знакомится под расписку.
3. В случае изменения данных, содержащихся в личном деле государственного служащего, государственный служащий обращается в кадровую службу государственного органа с письменным заявлением и документами, подтверждающими указанные изменения.
4. При составлении и последующем ведении послужного списка:
1) в разделе 7 в хронологическом порядке производятся записи о перемещениях по государственной службе с указанием даты назначения на государственную должность государственной службы и освобождения от государственной должности государственной службы, места государственной службы, основания внесения записи.
Основаниями для внесения записей в раздел 7 являются распоряжения (приказы) руководителя соответствующего государственного органа.
При прекращении государственной службы в раздел 7 послужного списка вносится запись об основании прекращения государственной службы;
2) в разделе 8 отражаются результаты конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы, испытания при назначении на государственную должность государственной службы.
Сведения о результатах конкурса, испытания, аттестаций записываются в строгом соответствии с принятыми решениями;
3) раздел 9 содержит сведения о сдаче государственным служащим государственных квалификационных экзаменов и результатах аттестации для присвоения квалификационных разрядов;
4) раздел 10 содержит сведения о присвоении государственному служащему знаков отличия Российской Федерации, почетного звания Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и бывшего Союза ССР, иностранных государств, о награждении государственного служащего государственными наградами Российской Федерации и иных поощрениях;
5) раздел 11 содержит сведения о заболеваниях или потере трудоспособности, связанных с исполнением государственным служащим должностных обязанностей при прохождении им государственной службы;
6) раздел 12 содержит сведения о выездах за границу в служебные командировки в период прохождения государственной службы с указанием цели поездки;
7) раздел 13 содержит данные о работе государственного служащего на выборных должностях.
5. Копии документов об образовании, распоряжений (приказов), иных документов, помещаемых в личное дело государственного служащего, должны иметь отметку об их заверении.
Вместо копии распоряжения (приказа) в личное дело может быть помещена выписка из него.
6. Вопросы оформления иных документов, составляющих личное дело государственного служащего и перечисленных в части 1 статьи 2 настоящего закона, регулируются в соответствии с нормами действующего законодательства.
Статья 4. Учет и хранение личных дел
1. Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение 5). Порядковый номер личного дела на обложке личного дела соответствует номеру в инвентарной книге.
Не реже одного раза в два года производится сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге и проверка состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
Личные дела государственных служащих систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии со штатным расписанием.
2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления кругу должностных лиц, определяемому распоряжением (приказом) руководителя государственного органа.
3. Запись о выдаче личного дела для ознакомления производится в контрольной карточке (приложение 6). При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения.
4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
5. Временное изъятие документов из личного дела может быть произведено в исключительных случаях руководителем (работником) кадровой службы государственного органа по указанию руководителя этого государственного органа.
Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя государственного органа, давшего указание на изъятие документа.
Сведения о дате и причинах изъятия документа вносятся в графы 5, 6 описи документов, имеющихся в личном деле государственного служащего.
6. При переводе государственного служащего в другой государственный орган на другую государственную должность или поступлении лица, ранее замещавшего государственную должность государственной службы, на муниципальную службу его личное дело передается по акту по новому месту замещения государственной или муниципальной должности по адресу, указанному вышеназванным лицом, не позднее 5 календарных дней со дня издания соответствующего распоряжения (приказа) о переводе.
При прекращении государственной службы личное дело государственного служащего хранится кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня его освобождения от должности, после чего по описи передается в архив.
Запись о снятии с учета личного дела государственного служащего производится в инвентарной книге и контрольной карточке.
7. При передаче личного дела в другой государственный орган или на архивное хранение в конце дела подшивается лист заверитель дела (приложение 7), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также физическое состояние дела. Заверительная надпись производится работником кадровой службы государственного органа, ответственным за ведение личных дел.
В описи документов производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи документов. Опись документов подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.
8. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровых службах соответствующих государственных органов.
Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы.
Статья 5. Порядок вступления в силу настоящего закона
1. Настоящий закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
2. Руководителям государственных органов обеспечить приведение личных дел государственных служащих в соответствие с настоящим законом.
Председатель Законодательной
Думы Хабаровского края Ю.И. Оноприенко
Приложение 1
к Закону Хабаровского края
от 26.02.2003 № 103
АНКЕТА
(заполняется собственноручно)
1. Фамилия _______________
Имя _____________________
Отчество _________________
