Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Хабаровского края, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными учреждениями края в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти Хабаровского края, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов Архивного фонда Хабаровского края для передачи на государственное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и архивных учреждений его системы; разрабатывают и утверждают по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края, архивными учреждениями его системы нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти Хабаровского края, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу, в том числе путем создания ведомственных архивов по личному составу. Руководители предприятий, учреждений и организаций несут персональную ответственность за обеспечение учета, сохранности и использования документов по личному составу и их дальнейшую судьбу в случае ликвидации или реорганизации юридического лица.
Органы государственной власти Хабаровского края, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, и организации - источники комплектования архивных учреждений края не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и архивным учреждением его системы описей на дела постоянного срока хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Хабаровского края не могут уничтожать эти документы, в том числе по личному составу, без согласования с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и архивными учреждениями его системы.