Управление делами в соответствии с возложенными на него задачами:
2.1. Обеспечивает плановый характер работы администрации. Обобщает предложения отделов и управлений для включения в перспективный план на год и готовит его на утверждение мэру города.
Ежемесячно анализирует текущие планы работы подразделений администрации города, обобщает и готовит план общих мероприятий.
На основании предложений отделов и управлений составляет план проведения коллегий при мэре города на год и ежеквартально и представляет его на утверждение мэру города.
Осуществляет методическую помощь подразделениям администрации города и городской Думе в вопросах планирования деятельности.
2.2. Организует делопроизводство администрации города и городской Думы, осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в районных администрациях.
Разрабатывает регламент работы, положения о порядке подготовки и прохождения документов, инструкцию о делопроизводстве в администрации города и городской Думе и представляет их на утверждение мэру города.
Осуществляет контроль за правильностью оформления и сроками согласования распорядительных актов и иных документов, подготавливаемых отделами и управлениями администрации на подпись мэру города.
В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству регистрирует, передает по назначению входящую документацию и поручения мэра города, контролирует их своевременное исполнение, еженедельно готовит информацию о состоянии этой работы.
Своевременно доводит до сведения заинтересованных органов и структурных подразделений администрации, предприятий, организаций, должностных лиц и граждан постановления и распоряжения мэра города, решения городской Думы.
В установленные сроки направляет в государственные органы исполнительной и законодательной власти необходимые документы.
Составляет проект номенклатуры дел администрации, осуществляет экспертизу документов, формирует их в дела, подготавливает и сдает в архив в соответствии с действующими правилами.
2.3. Организует работу по рассмотрению обращений граждан, по приему населения в администрации города. Обеспечивает оперативное рассмотрение жалоб, заявлений, обобщает содержащиеся в них вопросы. Организует прием граждан по личным вопросам мэром города, его заместителями, депутатами городской Думы. Ежемесячно анализирует характер обращений, выполнение просьб и гарантий, данных по обращениям, информацию представляет мэру города.
2.4. Ведет кадровое делопроизводство. Готовит по представлениям отделов и управлений, согласованным с заместителями мэра города по отраслям, распоряжения о приеме, увольнении на должности на подпись мэру города.
Готовит материалы по представлению к материальным поощрениям и наградам работников администрации.
Организует и контролирует деятельность по повышению квалификации работников администрации, по соблюдению правил внутреннего распорядка и должностных инструкций.
Готовит документы от лица администрации в соответствующие органы о награждении государственными наградами и почетными званиями, в т.ч. на присвоение звания "Почетный гражданин города Хабаровска", обеспечивает рассмотрение обращений граждан по выдаче дубликатов удостоверений к орденам и медалям.
2.5. Осуществляет организационное и методическое обеспечение деятельности администрации.
Обеспечивает взаимодействие мэра города с депутатами городской Думы, депутатов - с отделами и управлениями администрации, с органами управления в районах.
Изучает, обобщает и внедряет положительный опыт местного самоуправления, организует обмен опытом и обучение работников аппарата по согласованным мэром города программам повышения квалификации.
Обеспечивает подготовку и проведение на территории города выборов, референдумов, оказание содействия избирательным комиссиям.
Осуществляет организационно - методическую подготовку заседаний коллегии при мэре города, заседаний городской Думы, совещаний, конференций, собраний и других мероприятий, проводимых руководством администрации.
Организует работу с периодической печатью, готовит информационные материалы.
2.6. Обеспечивает хозяйственное обслуживание мероприятий, проводимых администрацией города и городской Думой.
Отвечает за содержание, разрабатывает предложения по ремонту и реконструкции переданных в оперативное управление зданий и сооружений, вносит их на утверждение. Осуществляет функции заказчика сметы капитального и текущего ремонта.
Обеспечивает необходимые условия для работы сотрудников администрации города и депутатов городской Думы, решает вопросы размещения работников, обеспечивает их канцтоварами, средствами связи и оргтехники, решает вопросы улучшения условий труда работников.
В установленном порядке обслуживает работников администрации и депутатов городской Думы легковым автотранспортом.
2.7. Подготавливает смету расходов на содержание аппарата управления по администрации города. Обеспечивает в пределах утвержденной сметы финансирование деятельности администрации.