5.1. Деятельность администрации организуется в соответствии с ее компетенцией и настоящим регламентом. По пятницам проводятся оперативные совещания у мэра города. Его заместители, руководители комитетов, отделов и управлений также проводят такие совещания в другое время, на которых подводятся итоги работы за прошлую неделю и намечаются задачи на текущую.
5.2. В плановом порядке проводятся городские мероприятия по распоряжению мэра города.
5.3. Не позднее 30 числа текущего месяца информационно - методическим центром составляется календарный план основных мероприятий, проводимых в городе на очередной месяц.
5.4. Работа коллегии при мэре города:
5.4.1. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц в третью среду месяца с 14 часов.
5.4.2. Проекты постановлений мэра города, вносимые на рассмотрение коллегии, приложения, справки и информации к ним, подготовленные в установленном порядке, не позднее, чем за 7 дней до заседания предаются управляющему делами, мэру, который за четыре дня до заседания окончательно формирует повестку. После этого срока вопросы в повестку дня не включаются.
5.4.3. Проекты постановлений и приложения к ним оформляются в соответствии с требованиями инструкции о делопроизводстве в администрации города.
5.4.4. Члены коллегии и лица, приглашенные на заседание коллегии, извещаются о дне и времени проведения коллегии не позднее чем за два дня до заседания коллегии.
5.4.5. Состав лиц, приглашенных на заседание коллегии для участия в рассмотрении каждого конкретного вопроса, определяется руководителями комитетов, отделов и управлений администрации, готовящими вопрос на коллегию. Списки приглашенных на заседание коллегии согласовываются с председательствующим на коллегии, заместителями мэра города или управляющим делами.
Изменения в списках приглашенных после их утверждения допускаются только с разрешения управляющего делами администрации.
Список приглашенных, подписанный руководителем структурного подразделения, готовящего вопрос, прилагается к проекту постановления по данному вопросу с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номера телефона и передается в управление делами администрации.
5.4.6. Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемому вопросу, в том числе докладчика и содокладчика, обеспечивает информационно - методический центр совместно с комитетами, управлениями и отделами администрации, готовившими вопрос на коллегию.
5.4.7. Подготовка помещения для заседания коллегии осуществляется административно - хозяйственным отделом управления делами. Регистрация приглашенных на коллегию, протоколирование заседания обеспечивается секретариатом управления делами администрации.
5.4.8. Принятые постановления рассылаются исполнителям в день подписания, но не позднее 3-х дней со дня проведения коллегии, если иное не установлено мэром.
5.5. Документы, направляемые в администрацию края, проекты постановлений и распоряжений мэра города оформляются и вносятся на рассмотрение мэра города в соответствии с требованиями, вытекающими из государственных стандартов на организационно - распорядительную документацию и указаний Правительства Российской Федерации, а также положением о порядке издания распорядительных документов мэра города.
5.6. Проекты постановлений и распоряжений вносятся комитетами, отделами и управлениями городской администрации, городскими управлениями и объединениями.
5.7. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений возлагается на руководителей комитетов, отделов и управлений, представляющих проекты, а также заместителей мэра и управляющего делами администрации в соответствии с распределением обязанностей.
5.8. Контроль за исполнением распорядительных документов в аппарате администрации города, ее комитетах, отделах и управлениях осуществляется мэром, заместителями мэра и контрольно - правовым управлением в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в аппарате администрации города, ее комитетах, отделах и управлениях.
5.9. Администрация через заместителей мэра, контрольное управление и юридический отдел осуществляет контроль за деятельностью подотчетных ей предприятий, учреждений и организаций, находящихся в муниципальной собственности, за соблюдением и исполнением федеральных законов и Указов Президента Российской Федерации, законов Хабаровского края, переданных на исполнение, постановлений и распоряжений мэра города, постановлений органов государственной власти и управления Российской Федерации.
5.10. Контрольно - правовое управление администрации систематически анализирует и периодически организует и осуществляет проверку работы комитетов, управлений, отделов и других, приравненных к ним исполнительных органов администрации, а также администраций районов и вносит предложение мэру, его заместителям.
В порядке контроля сообщения об их работе рассматриваются на коллегии при мэре города. Данные вопросы на коллегию готовит контрольно - правовое управление администрации города по мере необходимости, но не реже одного раза в год.