Раздел XV
15. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
15.1. Обязанности за организацию делопроизводства и ответственность за архив возлагается распорядительным документом руководителя на одного из работников подразделения администрации.
Формирование дел в подразделениях осуществляется в соответствии с индивидуальной инструкцией о делопроизводстве и номенклатурой дел подразделения, утвержденных руководителем и согласованных с центральной экспертной комиссией администрации города.
15.2. Руководители подразделений администрации города и работники, отвечающие за делопроизводство и архив, несут ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с Законом "Об Архивном Фонде Хабаровского края и архивах".
15.3. Архивные дела находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных, пропитанных огнезащитным составом, запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
15.4. Законченные делопроизводством дела долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения всех структурных подразделений администрации города подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). После проведения экспертизы ценности документы подшиваются, нумеруются, на обработанные дела составляются описи, а на дела с истекшими сроками хранения составляются акты об уничтожении документов и дел, которые в обязательном порядке согласовываются с центральной экспертной комиссией городской администрации. При проведении научно - технической обработки дел подразделения администрации города могут пользоваться услугами хозрасчетной группы, функционирующей при объединенном межведомственном архиве администрации города.
Дела временного срока хранения (до 10 лет) в ведомственный архив не передаются, а хранятся в подразделениях до истечения срока хранения.
15.5. В случае ликвидации подразделения, передающего документы в государственный архив Хабаровского края, ответственный за делопроизводство и архив в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения готовит документы постоянного и временного срока хранения к передаче в госархив, по личному составу - в объединенный межведомственный архив, временного срока хранения - в ведомственный архив администрации города.