2.1. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется работником канцелярии организации и (или) работником, которому поручен прием и учет открытых (несекретных) документов.
Примечание. Под термином "организация" далее по тексту понимается:
- аппарат администрации края;
- комитеты, департаменты, управления, службы и отделы администрации края;
- администрации муниципальных образований городов и районов края;
- органы местного самоуправления края.
При смене работника, ответственного за учет документов с грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов.
2.2. Документы с грифом "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от открытой документации. Однако при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами в одном журнале. В таком случае к регистрационному индексу (номеру) документа добавляется пометка "ДСП".
2.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются работником, ответственным за прием и учет таких документов, другому работнику организации под расписку, согласно типовой форме учета (приложение 1) или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства. Работнику организации запрещается непосредственно передавать документы с грифом "Для служебного пользования" другому работнику.
2.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.
2.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
2.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" копируются (размножаются) только с письменного разрешения руководителя организации или его заместителя. Типовая форма бланка-заказа на копирование (размножение) таких документов приведена в приложении 1 к настоящему Положению. Бланк-заказ оформляется в двух экземплярах: один хранится у работника, осуществляющего учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", другой - у работника, отвечающего за использование множительной техники (производящего собственно размножение документов).
Копирование (размножение) документов с грифом "Для служебного пользования" для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу.
2.7. Документы, содержащие сведения конфиденциального характера, разрешается печатать (распечатывать) на любых технических средствах, включая персональные компьютеры, как в машинописном бюро, так и на рабочем месте работника организации.
Обработка сведений конфиденциального характера (ввод, накопление, хранение, преобразование, вывод, отображение, прием и передача) с использованием персональных компьютеров должна производиться в соответствии с постановлением главы администрации края от 13 января 1999 г. № 18 "О мерах по обеспечению сохранности и защите электронных информационных ресурсов".
2.8. Отпечатанный документ, содержащий сведения конфиденциального характера, должен отвечать следующим требованиям:
- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу гриф "Для служебного пользования", а под ним номер экземпляра;
- при наличии приложений к основному документу после собственно текста основного документа должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;
- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений (между центром и нижней частью листа, ближе к левому краю) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа.
Примечание. Если есть необходимость в размножении документа с грифом "Для служебного пользования" в соответствии с правилами пункта 2.6 настоящего Положения, то на полученной копии документа на обороте последнего листа документа (его приложений) производится запись его исполнителем (заказчиком на размножение) от руки следующего содержания: "Дополнительно размножен экз. №_____, подпись".
При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа и подписывается исполнителем этого документа.
Примеры по оформлению документов, содержащих сведения конфиденциального характера, приведены в приложении 2 к настоящему Положению.
2.9. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы, оформленные в соответствии с пунктом 2.8 настоящего Положения, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для учета работнику организации, ответственному за учет документов с грифом "Для служебного пользования". Черновики (если таковые имеются) уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в стандартных формах учета открытых документов, например в поле "Примечание".
2.10. Документы с грифом "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра организации-исполнителя или с отметкой в реестре (списке рассылки) согласно стандартным формам учетной документации делопроизводства.
2.11. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".
2.12. Уничтожение дел или документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение, производится по акту стандартных учетных форм делопроизводства. В учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.
2.13. При снятии с документа грифа "Для служебного пользования" в стандартных учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.