3.1. Архивный отдел хранит:
3.1.1. Организационно-распорядительную документацию по личному составу (приказы, распоряжения, алфавиты к ним, записки о приеме, назначении, перемещении и увольнении работников).
3.1.2. Учетные документы по личному составу (книги, журналы, списки, карточки).
3.1.3. Личные дела.
3.1.4. Документы официального и личного происхождения, не включенные в состав личных дел (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения т.д.)
3.1.5. Документы бухгалтерского учета: лицевые счета и ведомости по исчислению заработной платы.
3.1.6. Документы по аттестации и тарификации.
3.1.7. Личные аттестационные дела лиц, получивших ученые степени.
3.1.8. Наградную документацию (ходатайства, заключения и представления учреждений, представляющих лицо к присвоению званий, личные наградные дела).
3.1.9. Акты о несчастных случаях, связанных с производством, и другие документы, подтверждающие трудовой стаж, вредные условия труда, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права.
3.1.10. Трудовые контракты и трудовые соглашения.
3.1.11. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы необходимые Архивному отделу в практической работе.
3.2. Документы передаются в Архивный отдел в упорядоченном состоянии в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов: по описям, с исторической справкой, прошитыми, пронумерованными и т.п.
3.3. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.3.1. Осуществляет хранение и учет архивных документов по личному составу и представляет в администрацию города и в управление по делам архивов администрации Хабаровского края по установленным формам сведения о фонда хранящихся в Архивном отделе; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности,
3.3.2. Осуществляет методическое руководство и контроль за обеспечением сохранности документов и организацией их в делопроизводстве администрации города, а так же предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории города.
3.3.3. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий с документами.
3.3.4. Информирует администрацию города о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов по личному составу на предприятиях, в учреждениях и организациях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Хабаровского края и архивах.
3.3.5. Вносит на рассмотрение администрации города предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве администрации города, предприятий, учреждений и организаций, созданию ведомственных архивов по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, программ развития и совершенствования архивного дела на территории города.
3.3.6. Информирует органы государственной власти, местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации о составе и содержании документов, хранящихся в архиве, предоставляет в установленном порядке исследователям архивные документы или их копии, архивные справочники и каталоги.
3.3.7. Использует архивные документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы архива предприятиям, учреждениям, организациям - фондообразователям для ознакомления, проведения социологических, биографических исследований, изучения истории отдельных предприятий, учреждений и организаций; исполняет социально-правовые запросы населения.
3.3.8. Подготавливает и передает в государственный архив Хабаровского края документы по личному составу, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отобранные для постоянного хранения.
3.3.9. Производит уничтожение архивных документов отдела по истечении предельных сроков хранения и после утверждения актов на уничтожение экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации края.
3.3.10. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.