3.1. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
- обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей документации и отправку исходящей документации;
- осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей документации, за соблюдением требований “Инструкции”
- осуществляет контроль за правильностью оформления постановлений и распоряжений Мэра города;
-обеспечивает учет и хранение организационно-распорядительной документации городской администрации согласно номенклатуре дел в течение установленных сроков;
- разрабатывает и осуществляет мероприятия по контролю за исполнением входящих документов, курирует структурные подразделения администрации города по этому вопросу;
- организует проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях администрации г.Хабаровска; обобщает справки по итогам проверок и доводит их до сведения руководства администрации; контролирует устранение замечаний;
- обеспечивает размножение рукописных и печатных оригиналов на множительной технике различных систем;
- обеспечивает подготовку документов на заседания коллегии при Мэре г.Хабаровска; постоянных комиссий и городской Думы, стенографирует заседания коллегии, городской Думы, оформляет протоколы и стенограммы этих заседаний;
- осуществляет регистрацию и рассылку постановлений, распоряжений Мэра города Хабаровска, решений городской Думы, хозяйственных договоров и доверенностей;
- обеспечивает доставку корреспонденции из администрации Хабаровского края, администрации представителя Президента РФ, Законодательной думы Хабаровского края;
- отправляет корреспонденцию (телеграммы, телексы, факсы);
- ведет компьютерный учет поступающей и исходящей корреспонденции;
- вносит предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в структурных подразделениях администрации города;
- организует семинары для всех работников администрации по вопросам ведения документационного обеспечения управления, соблюдений требований ГОСТа;
- совместно с архивным отделом разрабатывает формы организационно-распорядительной документации администрации города, ее структурных подразделений;
- осуществляет заказы на изготовление штампов, печатей, бланков визитных карточек и другой документации для Хабаровской городской Думы и администрации города;
- осуществляет подборку постановлений, распоряжений Мэра города решений городской Думы для выпуска ежемесячного сборника нормативных актов администрации города Хабаровска и Хабаровской городской Думы; для фирм НЭТ-ДВ, Софтинформбюро;
- ежегодно разрабатывает номенклатуру дел структурных подразделений администрации города;
- обеспечивает сохранность документов, находящихся в архиве общего отдела;
- осуществляет выдачу копий организационно-распорядительной документации, находящейся в архиве общего отдела;
- организовывает работу по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче документов постоянного срока хранения в краевой архив в соответствии с установленным порядком;
- участвует в работе центральной экспертной комиссии администрации города;
- осуществляет контроль за принятыми постановлениями и распоряжениями Мэра города по блоку управления делами администрации города;
- осуществляет закуп бумаги, краски, деталей для множительной техники;
- обеспечивает правильное использование и своевременное проведение профилактического ремонта множительной техники;
- обеспечивает учет и хранение гербовых бланков администрации города;
- подготавливает к изданию телефонный справочник;
- разрабатывает должностные инструкции работников общего отдела управления делами и контролирует их исполнение;