1.1. Архивный отдел управления Делами администрации г. Хабаровска (в дальнейшем именуемый - Архивный отдел) осуществляет на договорной основе централизованное хранение и использование документов по личному составу приватизированных, ликвидированных, а также действующих учреждений, предприятий, организаций, различных коммерческих, кооперативных и других экономических структур, независимо от их организационно-правовой формы собственности и ведомственной принадлежности, не имеющих правопреемника.
1.2. Юридическим основанием приёма документов в Архивный отдел на хранение и использование является договор, заключённый между администрацией города Хабаровска и учреждением-сдатчиком документов. В нём предусматриваются права и обязанности сторон по приёму-передаче документов для централизованного хранения и использования, указывается размер взимаемой платы, сроки и порядок её взносов на спецсчёт администрации города.
1.3. Архивный отдел является структурным подразделением управления Делами администрации города Хабаровска без образования юридического лица. Создаётся Мэром города для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела, а также для обслуживания по документам Архивного отдела предприятий, учреждений, организаций и граждан. Архивный отдел осуществляет свою деятельность под руководством управляющего Делами администрации города.
1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета города Хабаровска.
1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Законом Хабаровского края "Об Архивном фонде Хабаровского края и архивах", иными нормативными правовыми актами Хабаровского края, решениями Хабаровской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра г. Хабаровска, Уставом города Хабаровска, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов администрации Хабаровского края и настоящим Положением.
1.6. Положение об Архивном отделе утверждается распоряжением Мэра города.
1.7. Архивный отдел имеет собственную печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов и бланки с указанием своего наименования и изображением гербов Хабаровского края и города Хабаровска в соответствии с постановлением Главы администрации Хабаровского края от 24.11.94 № 564 “О порядке воспроизведения герба Хабаровского края на бланках документов и гербовых печатях краевой Думы, администрации края, ее комитетов, управлений и отделов и органов местного самоуправления”, Уставом муниципального образования г. Хабаровска.