Определения терминов, применяемых в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству)
(соотнесены со стандартизированными терминами согласно
ГОСТ Р51141-98)
Электронная регистрационная карточка | аналог бумажной регистрационной учетной карточки, создаваемый на документ, регистрируемый в электронной базе данных |
Акт | обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, к которым относятся акты органов государственной власти и управления: законы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - законодательные акты; |
Бланк документа | стандартный лист бумаги, на часть которого нанесена постоянная информация (реквизиты), а для помещения переменной информации предназначена свободная часть листа или специально отведенное (указанное) на нем место |
Дело | совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку |
Документационное обеспечение (делопроизводство) | деятельность Администрации Губернатора, Правительства автономного округа по документированию и организации работы с документами в процессе осуществления своих функций |
Доклад | документ, содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями |
Документирование | создание документов |
Заголовок документа | реквизит документа, кратко излагающий его содержание |
Документооборот | движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; |
Документ, документированная информация | зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, в том числе фото-, кино, видео- и аудиопленки, бумажные, машинные и другие носители информации |
Внутренний документ | документ, подготовленный в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (структурными подразделениями Администрации), не выходящий за пределы Администрации Губернатора автономного округа (подразделения Администрации Губернатора автономного округа) |
Входящий (поступивший) документ | зарегистрированный (учтенный) документ, поступивший в Администрацию Губернатора (подразделение Администрации) |
Исходящий (отправляемый) документ | документ, отправляемый из Администрации Губернатора, Правительства (структурных подразделений Администрации Губернатора) за подписью должностного лица и имеющий реквизиты Администрации Губернатора автономного округа (ее подразделения) |
Копия документа | экземпляр документа, в точности воспроизводящий подлинник документа, при необходимости заверенный в установленном порядке |
Нормативные документы | правовые акты, решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо нормы, правила, предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие |
Организационно-распорядительные документы | документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов государственной власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления Губернатора автономного округа, постановления и распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, распоряжения заместителя Губернатора -руководителя Администрации Губернатора автономного округа, поручения, письма, протоколы и др.) |
Служебный документ | документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный Администрацией Губернатора автономного округа (ее подразделением, работником), Правительством в связи с осуществлением служебных функций и полномочий |
Подлинник документа | первый или единственный экземпляр документа |
Заключение | документ, содержащий мнения, оценки, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу) |
Инструкция | правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности Администрации Губернатора (подразделений, работников Администрации), Правительства; |
Номенклатура дел | систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения |
Поручение | документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, преимущественно оперативных вопросов |
Регистрация документов | фиксация факта создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них; |
Резолюция | указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения |
Реквизит документа | обязательный элемент оформления служебного документа |
Служба делопроизводст ва | подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства |
Служебная информация | сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций |
Служебные письма | обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения Администрации Губернатора (ее подразделений и должностных лиц), Правительства в процессе осуществления своих функций с учреждениями, организациями и частными лицами |
Справка | документ, содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о проверке состояния работы с документами и т.д.) |
Учет документов | фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов |
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра | официальное наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийского автономного округа - Югры |
автономный округ - | допускаемое сокращенное наименование Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, применяемое в документах, равнозначное официальному наименованию |