1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Администрация Губернатора автономного округа, Администрация Губернатора), Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Правительство автономного округа, Правительство) и иных исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - исполнительные органы государственной власти автономного округа).
1.2.Порядок работы с секретными документами в Администрации Губернатора автономного округа устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.
1.3.Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих государственные должности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, должности государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа, работники - в соответствующих падежах).
Работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.
Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, других служебных документах (далее - проекты, документы, документ) на стадии подготовки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.
Об утрате документа работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа немедленно сообщают руководителю и в Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа (далее - Управление делопроизводства). В этом случае руководителем назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется Управление делопроизводства.
Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией, с соблюдением законодательства о государственной тайне, коммерческой тайне и государственной гражданской службе.
Предоставление информации о деятельности органов государственной власти автономного округа, в том числе предоставление документов или их копий, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
[Абзац 6 пункта 1.3 раздела 1 постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 13.11.2009 года N 179]
При обращении с документами, поступившими в Администрацию Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются Пресс-службой Губернатора по разрешению (поручению, указанию) Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора, членов Правительства автономного округа.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.4.Делопроизводство в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляется службами делопроизводства или специально на то уполномоченными лицами (далее - службы делопроизводства).
Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа определяются также должностными регламентами.
На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;
передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;
ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня с даты поступления, подписания или росписи документа;
ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел подразделения;