После определения даты и места проведения Конференции исполнитель разрабатывает порядок подготовки и проведения Конференции, который утверждается оргкомитетом.
Исполнителем за два месяца до даты начала проведения Конференции в адрес руководителей организаций, осуществляющих деятельность, связанную с использованием участков недр, научных, научно-исследовательских организаций, учебных заведений направляются письма (посредством факсимильной связи и (или) иными средствами связи) с полной информацией о проведении Конференции (дата и место проведения, наименование тематических секций), с приложением бланка заявки на участие в Конференции по форме, установленной в приложении 1 к настоящему Положению.
(в ред. постановления Правительства ХМАО - Югры от 04.03.2011 N 58-п)
Прием заявок на участие в Конференции прекращается за две недели до ее начала, после чего заявки на участие в Конференции и материалы докладов обобщаются исполнителем. На основании представленных заявок исполнителем формируется программа работы Конференции.
Вместе с заявкой на участие в Конференции участниками представляются материалы доклада в электронном виде для возможного дальнейшего опубликования в сборнике докладов Конференции в соответствии с требованиями, установленными в приложении 2 к настоящему Положению.