2.1. Запись граждан осуществляет секретарь приемной руководителя.
2.2. На каждого заявителя, обратившегося на личный прием, секретарь приемной вводит данные в ПЭВМ с распечаткой учетной карточки приема.
2.3. Во время записи устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина. При повторных обращениях делается запрос о всех имеющихся в отделе по работе с обращениями граждан материалах по предыдущему обращению заявителя (учетная карточка письма, а также архивный материал). Подобранные к личному приему документы подготавливаются помощником, затем передаются должностному лицу, ведущему личный прием.