3.1. Члены коллегии и руководители структурных подразделений Управления социальной защиты населения Администрации округа к 1 числу последнего месяца квартала представляют в Управление перечень вопросов, рекомендуемых для включения в план работы коллегии на следующий квартал.
Управление составляет проект плана работы коллегии на следующий квартал и представляет на рассмотрение и утверждение коллегии не позднее чем за 15 дней до начала квартала.
Вопросы, не предусмотренные планом, могут включаться в повестку заседания коллегии только по указанию начальника Управления (председателя коллегии).
3.2. Материалы к заседанию коллегии передаются лицам, ответственным за их подготовку, не позднее чем за 7 дней до дня заседания: справка объемом 3-6 страниц, с необходимым цифровым материалом, который может быть представлен в приложении к справке; проект постановления коллегии (проект приказа), согласованный с заинтересованными структурными подразделениями, а при необходимости и сторонними организациями и завизированный начальником отдела, курирующим данный вопрос.
Предложения или замечания к заседаниям коллегии, справки о разногласиях, подготовленные другими структурными подразделениями, согласовываются с начальником отдела Управления, курирующим их, представляются в те же сроки.
3.3. Материалы к заседанию коллегии, подготовленные с нарушением изложенного порядка, могут быть приняты только с разрешения председателя коллегии.
В случае невозможности представить материалы к заседанию коллегии в установленный срок или когда необходимость в обсуждении вопроса отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии доложить об этом председателю коллегии в форме докладной записки.
В случае непредставления материала в установленный срок вопрос может быть снят с обсуждения председателем коллегии.
3.4. Представленные материалы рассылаются Управлением членам коллегии, руководителям структурных подразделений и заинтересованным организациям.
3.5. Приглашение лиц для участия в заседании коллегии осуществляется руководителями структурных подразделений по согласованию с председателем коллегии или начальником отдела управления, курирующим обсуждаемый вопрос.
Список приглашенных, завизированный руководителем структурного подразделения, представляется лицу, ответственному за подготовку материалов на коллегию, не позднее чем за 5 дней до заседания коллегии.
3.6. Список выступающих готовится аналогично списку приглашенных.
3.7. Решения коллегии оформляются постановлением коллегии или приказом начальника управления.
Проекты постановлений коллегии и приказов должны быть тщательно отредактированы.
Постановления коллегии, которые в результате их обсуждения требуют внесения поправок и изменений, готовятся руководством подразделений, которым это поручено, согласовываются с заместителем начальника Управления и членами коллегии и представляются на подпись.
Окончательная редакция принятых постановлений должна осуществляться в пятидневный срок, кроме постановлений, по которым дан определенный срок.
3.8. Постановления коллегии оформляются и рассылаются управлением делами в течение 7 дней после их подписания по указателю рассылки, который готовится отделом, ответственным за подготовку материала к заседанию коллегии.
3.9. Протоколы заседаний коллегии оформляются ответственным лицом за подготовку документов на коллегию в трехдневный срок и представляются на подпись председателю коллегии.
выписки из протокола заседания коллегии рассылаются подразделениям управления по вопросам, касающимся их исполнения или ведения.