Документы государственной и негосударственной части Архивного фонда автономного округа, независимо от места хранения видеоносителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном государственной архивной службой автономного округа.
Органы государственной власти и органы местного самоуправления, учреждения, организации, предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда автономного округа в соответствующие органы и учреждения системы архивной службы Ханты-Мансийского автономного округа.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений системы архивной службы Ханты-Мансийского автономного округа.
При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда автономного округа собственники информируют архивные органы и учреждения автономного округа о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.