Регламент
проведения встреч делегаций органов власти и управления
Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иностранных государств
1. Информация
При поступлении информации о прибытии официальной делегации она передается заместителю Главы Администрации округа по внешнеэкономическим и межрегиональным связям, в случае его отсутствия - в Управление по внешнеэкономическим и межрегиональным связям в дальнейшем тексте - УВЭС.
Заместитель Главы Администрации или, по его поручению, УВЭС связывается с представителями официальной делегации для выяснения следующих вопросов:
цель поездки;
список членов делегации с указанием должностей;
список официальных лиц Администрации округа, с которыми необходимо назначить встречу;
проект программы визита (в случае, если она разработана);
наличие проекта документа, предлагаемого для подписания сторонами;
условия пребывания в Ханты-Мансийске или на территории округа (оплата проезда, стоянки самолета, оплата проживания и питания членов делегации);
необходимость бронирования авиабилетов для обратного вылета на рейсовые самолеты.
Протокольный отдел УВЭС разрабатывает Программу пребывания делегаций на территории округа, ответственных за организацию встречи, готовит список лиц, принимающих участие во встречах и переговорах со стороны Администрации Ханты-Мансийского автономного округа. Эти документы представляются Губернатору для утверждения, а затем передаются всем службам, принимающим участие в организации встречи для исполнения.
2. Порядок взаимодействия служб администрации
а) Службы Управляющего делами Администрации округа:
Хозяйственная служба Управляющего делами Администрации при получении программы пребывания делегации подготавливает необходимые для приема помещения (гардероб, зал и другие помещения), обеспечивает их канцелярскими принадлежностями, атрибутикой округа.
Управляющий делами (при его отсутствии - лицо, его замещающее), выделяет необходимое количество единиц транспорта и закрепляет его за ответственным от УВЭС.
Управляющий делами, при необходимости, организовывает усиленный наряд охраны.
Бухгалтерия Администрации принимает платежные документы к оплате, оформляет необходимые документы, перечисляет денежные средства по представленным счетам.
б) Протокольный отдел УВЭС:
извещает
Губернатора и других лиц, назначенных Губернатором, о времени отъезда в аэропорт для встречи;
участников переговоров, назначенных Губернатором, о времени и месте переговоров;
службы аэропорта о порядке встречи и транспорте Администрации, проезжающей на перрон;
ГАИ о маршруте и времени следования колонны;
диспетчера гаража о необходимом количестве машин, времени и маршруте следования;
администратора гостиницы о времени прибытия гостей;