3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И РАССМОТРЕНИЯ
МАТЕРИАЛОВ И ПРОВЕДЕНИЯ КОЛЛЕГИИ
3.1. Заседание коллегии Управления проводится один раз в три месяца (последний четверг третьего месяца). На заседание коллегии планируется 2-3 основных вопроса.
Заседание коллегии начинается в 10 часов. Регламент работы устанавливается членами коллегии.
3.2. Подготовку вопросов для рассмотрения на заседаниях коллегии Управления осуществляют соответствующие работники аппарата с привлечением работников других отделов, различных ведомств, материалы представляют заместителю начальника Управления.
3.3. На основании плана работы, секретарь коллегии согласовывает с начальником Управления дату и повестку очередного заседания и сообщает об этом членам коллегии, приглашенным. Дополнительное включение вопросов в повестку дня осуществляется с разрешения начальника Управления и согласия членов коллегии.
3.4. Работники аппарата Управления не позднее десяти дней до заседания коллегии представляют заместителю начальника проекты решений, аналитический и справочный материал для согласования.
3.5. Заместитель начальника Управления не позднее трех дней до заседания коллегии представляет секретарю коллегии подготовленные материалы с приложением списка лиц, приглашенных на заседание по данному вопросу.
Материалы за два дня до заседания рассылаются членам коллегии.
3.6. Ответственность за качество подготовки проектов решений возлагается на лиц, представляющих проект.
Оформление решений коллегии должно осуществляться с учетом следующих требований:
- каждое решение должно иметь краткое название, соответствующее содержанию документа;
- изложение констатирующей и постановляющей частей должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования;
- в констатирующей части решения дается краткий, но исчерпывающий анализ состояния дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения;
- если решение принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается дата, номер и название этого документа;
- в том случае, если предписываемые в решении действия не нуждаются в разъяснении, констатирующая часть не пишется;
- постановляющая часть решения должна четко и конкретно определять задачи исполнителей, сроки исполнения и представления информаций о выполнении решения и учитывать решения, принятые ранее по этому вопросу, а также не допускать повторений и противоречий с ними;
- постановляющая часть решения состоит из пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Подпункты должны иметь номер соответствующего пункта и номер подпункта, разделенные точкой. Отдельный пункт должен объединять по смыслу действия однородного характера и может относиться к нескольким исполнителям. Подпункты определяют отдельные конкретные действия;
- в качестве исполнителей указываются учреждения образования или их структурные подразделения, фамилии при этом указываются в скобках в именительном падеже.
3.7. Если проект решения коллегии содержит предложение в адрес Главного управления образования, окружного института повышения квалификации педагогических кадров и других окружных учреждений, то он визируется соответствующими работниками Управления, ректором ИПК ПК, руководителями учреждений или предварительно согласовывается устно, о чем делается отметка на документе.
3.8. Проект решения и других документов представляются секретарю коллегии. Объем решения не должен превышать 2-3 печатных страниц. Если есть необходимость, то членам коллегии представляется справка по обсуждаемому вопросу. Объем ее не должен превышать 4-5 страниц.
3.9. Совместные постановления коллегии Управления и других ведомств готовятся работниками аппарата с привлечением работников из заинтересованных ведомств.
3.10. К проектам решений, в которых содержатся обращения в вышестоящие органы, должны прилагаться проекты писем. Отправка этих писем после принятия решения осуществляется через общий отдел работниками аппарата, выносящими вопрос на рассмотрение коллегии.
3.11. Состав лиц, приглашенных для рассмотрения каждого вопроса, определяется заместителем начальника и согласовывается с начальником Управления. Явку приглашенных на заседание коллегии по времени, указанному в повестке дня, ознакомление их с проектом решения, обеспечивают работники аппарата, готовившие вопрос на коллегию.
3.12. Протоколирование заседаний коллегии осуществляется секретарем коллегии, подготовка помещения - общим отделом.
3.13. Принятые коллегией решения, по которым в ходе обсуждения были высказаны замечаний и предложения, по поручению председателя коллегии в двухдневный срок реализуются лицами, готовившими вопросы, визируются заместителем начальника Управления и передаются секретарю коллегии на подпись председателю коллегии.
3.14. Работники аппарата, готовившие вопрос, прилагают к решению список лиц и учреждений, которым следует направить решение коллегии. Контроль за исполнением принятого решения возлагается на соответствующего работника аппарата о чем указывается в решении, определяется срок, на который устанавливается контроль за исполнением решения.
3.15. Ответственность за своевременное печатание и рассылку решений коллегии возлагается на заведующую общим отделом.
3.16. Вопросы, требующие оперативного решения, рассматриваются членами коллегии между заседаниями. Работник аппарата, который вносит вопрос, готовит проект решения, согласовывает его с членами коллегии и представляет на подпись председателю коллегии.