9.1. Уполномоченный орган формирует в отношении каждого гражданина личное дело, в которое брошюруются заявление и необходимые документы (сведения), требуемые для принятия решения о предоставлении компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, решения об отказе в предоставлении компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, решения об отказе в перерасчете размера компенсации, решения о приостановлении (прекращении) выплаты компенсации, о перерасчете (возобновлении, восстановлении) выплаты компенсации, указанные решения, иные представленные заявление(я) и документы (сведения), в том числе запрашиваемые и получаемые сведения в отношении гражданина, влияющие на расчет суммы компенсации, осуществление ее доставки, документы об удержании излишне выплаченных гражданину денежных средств, а также иные документы (сведения), влияющие на предоставление компенсации.
(в ред. постановления Правительства Кемеровской области - Кузбасса от 10.11.2023 N 731)
В случаях прекращения выплаты компенсации и обращения гражданина вновь за ее восстановлением (назначением по прежнему месту жительства [месту пребывания]) ведение ранее сформированных личных дел продолжается.
9.2. Личное дело, сформированное на каждого гражданина, хранится в уполномоченном органе по месту его обращения в течение 5 лет после прекращения выплаты компенсации или вынесения решения об отказе в назначении компенсации.
9.3. В случае утраты личного дела уполномоченный орган принимает меры к его восстановлению.