10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование исполненных документов в дела осуществляется Отделом и (или) структурными подразделениями органа исполнительной власти края в случаях, установленных инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.
10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.
10.2.4. Правовые акты органа исполнительной власти края группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.
При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.
Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.