5.1.1. Служебные письма готовятся:
как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;
как сопроводительные письма к направляемым документам;
как инициативные письма.
5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.
5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.
5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.
Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("Министерство финансов Красноярского края не возражает...", "Агентство труда и занятости населения Красноярского края предлагает...").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").