Документы Архивного фонда Красноярского края независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда Красноярского края учитываются в комитете по делам архивов администрации Красноярского края и архивных учреждениях его системы, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти Красноярского края, прокуратура Красноярского края, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные коммерческие и некоммерческие организации должны представлять в учреждения системы комитета по делам архивов администрации Красноярского края сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Красноярского края представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам комитета по делам архивов администрации Красноярского края и архивных учреждений его системы.
При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Красноярского края собственники информируют комитет по делам архивов администрации Красноярского края и архивные учреждения его системы о новом владельце и месте дальнейшего хранения этих документов.