ПОЛОЖЕНИЕ об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области
I. Общие положения
Управление делопроизводства является структурным подразделением Аппарата Губернатора и администрации Орловской области.
Положение, структура и штатное расписание управления утверждается указом Губернатора области. Положения об отделах, должностные регламенты утверждает заместитель Губернатора области -руководитель Аппарата Губернатора и администрации области.
Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Орловской области, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, указами и распоряжениями Губернатора, постановлениями и распоряжениями Коллегии администрации Орловской области, настоящим Положением, приказами руководителя Аппарата Губернатора области.
II. Основные функции управления
документационное обеспечение деятельности Губернатора области, Коллегии администрации области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
координация деятельности соответствующих служб органов исполнительной государственной власти специальной компетенции, органов местного самоуправления.
III. Основные функциональные задачи управления
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и компьютерной техники;
обеспечение оперативного прохождения документов в Аппарате Губернатора и администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений Губернатору и Коллегии администрации области по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в аппарате;
оказание помощи структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области, органам местного самоуправления в постановке делопроизводства;
разработка сводной номенклатуры в Аппарате Губернатора и администрации области;
оформление указов, распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области;
документальное обеспечение подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Губернатором и Председателем Коллегии администрации области; прием и учет служебной корреспонденции;
отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно - машинописных и копировально-множительных работ;
отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений Президента, Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;
подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в Аппарате Губернатора и администрации области;
обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;
формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при Губернаторе и Председателе Коллегии администрации области, указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному составу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации Губернатора и Коллегии администрации области, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;
осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в Аппарат Губернатора и администрации законов, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства, информирование руководства области о сроках рассмотрения документов;
доведение до сведения руководителей органов местного самоуправления, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области указов и распоряжений Губернатора,
постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному составу;
регистрация поступивших в Аппарат Губернатора и администрации области предложений, заявлений и жалоб граждан и передача их на рассмотрение руководству области; организация приема граждан по лычным вопросам руководством области;
осуществление контроля за своевременным рассмотрением, предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в Аппарате Губернатора и администрации области, в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции;