10.1. Служебные документы, поступившие на имя Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) и его заместителей (членов Коллегии администрации области), регистрируются в отделе управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области, за исключением письменных обращений граждан.
10.2. Прием, учет и контроль поступивших в структурное подразделение Аппарата Губернатора и администрации области документов осуществляется государственным служащим или техническим работником соответствующего подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.
10.3. Учет поступивших в структурное подразделение копий указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации и решений Правительства ведется в журналах установленной формы.
10.4. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с поступившими документами и организацию их исполнения обеспечивают руководители данных подразделений.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделения.
10.5. Поступившие в структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области указы и распоряжения Губернатора области, постановления или распоряжения Коллегии администрации области, нормативные акты Президента и Правительства Российской Федерации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.
10.6. Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области с учетом важности содержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение Губернатору области (Председателю Коллегии администрации области) или его заместителям (членам Коллегии администрации области).
10.7. Срок исполнения служебных документов определяется в резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) или его заместителей (членов Коллегии администрации области). В случае, если срок исполнения не указан, документы исполняются в срок не более месяца. Руководитель подразделения отвечает за исполнение документа, готовит справку о результатах исполнения в соответствии с требованиями резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) или его заместителей (членов Коллегии администрации области) и сдает ее вместе с документом помощнику Губернатора области или консультанту заместителя Губернатора области.
Исполненные документы передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области. Служебные документы структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области формируется в дела специалистами соответствующих подразделений.
Сведения о документах, занесенные в электронную базу данных, хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области 5 лет.
Управление делопроизводства закрывает документ в дело только при наличии соответствующей резолюции заместителя Губернатора области.
При оформлении документов специалисты подразделений должны руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-97. Основные из них:
1) содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;
2) документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;
3) в документе - ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
4) адрес получателя документа печатается в правом верхнем углу документа;
5) полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки;
6) при направлении документа в организацию, ее наименование пишется в именительном падеже;
7) при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности;
8) на оборотной стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
9) отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера документа (например: 12-21);
10) копия исходящего документа, завизированная исполнителем и руководителем органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего документ (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
10.8. Документы, исходящие из Аппарата Губернатора и администрации области, печатаются только на бланках установленной формы.
10.9. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
На документе проставляется дата его подписания, утверждения или согласования, оформляемая цифровым способом.
Документы, адресованные в Администрацию Президента, Правительство, Федеральному Собранию Российской Федерации, подписываются только Губернатором области или его первым заместителем.
В документе информационно-справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, - после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например: