4.1. Заседания, совещания и иные мероприятия с участием Губернатора области проводятся по мере необходимости в соответствии с планом работы Губернатора области.
Аппарат Губернатора и администрации области осуществляет подготовку и проведение мероприятий с участием Губернатора области.
Порядок подготовки мероприятия с участием Губернатора области, предварительно согласованный с заместителем Губернатора руководителем Аппарата Губернатора и администрации области, утверждается Губернатором области по представлению заместителя Губернатора, по чьей инициативе проводится данное мероприятие, не позднее, чем за 10 дней до его проведения. Материалы по плановым вопросам, включенным в повестку дня заседания (совещания) при Губернаторе области, согласованные в установленном порядке со всеми заинтересованными сторонами, представляются для оформления и размножения в управление делопроизводства не позднее, чем за 5 дней до даты, определенной планом.
Документы по внеплановым вопросам, включенные в повестку дня заседания (совещания) при Губернаторе области, согласованные в установленном порядке, представляются для оформления и размножения в управление делопроизводства не позднее, чем за один день до назначенной даты заседания.
Руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. По каждому из рассматриваемых на заседании при Губернаторе области вопросов приглашаются должностные лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение.
Состав приглашаемых определяется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области на основе предложений руководителей исполнительных органов государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области. Своевременное приглашение указанных лиц на заседание при Губернаторе области обеспечивает управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области.
Время для докладов на заседании (совещании) при Губернаторе области предоставляется, как правило, в пределах до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.
Управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области осуществляет регистрацию участников заседания, управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области ведет протокол заседания, хозяйственное управление Аппарата Губернатора и администрации области обеспечивает подготовку помещений и техническое обеспечение мероприятия.
Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на заседаниях при Губернаторе области определяет начальник информационно-аналитического управления Губернатора и Коллегии администрации области.
Участникам заседания и приглашенным лицам не разрешается приносить на заседание кино-, видео-, фотоаппаратуру и звукозаписывающие устройства, а также средства связи.
Официальную информацию об итогах рассмотрения вопросов на заседании при Губернаторе области средствам массовой информации предоставляет информационно-аналитическое управление Губернатора и Коллегии администрации области.
Заседания при Губернаторе области оформляются протоколом. В случае необходимости доработки проектов указов и распоряжений Губернатора области по вопросам, рассмотренным на заседании. Губернатор области дает поручения соответствующим структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области либо руководителям органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции и при необходимости образует в установленном порядке рабочие группы.
Поручения, данные на заседаниях и совещаниях Губернатором области должностным лицам, обобщаются в управлении организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области и в виде контрольных карточек рассылаются должностным лицам, ответственным за выполнение соответствующих поручений, для организации их исполнения.
Управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области следит за соблюдением сроков исполнения поручений Губернатора области, информирует руководителя Аппарата Губернатора и администрации области о состоянии исполнительной дисциплины в данном направлении. Руководитель Аппарата Губернатора и администрации области, при необходимости, организует проверку качества исполнения поручений.
Доработка проектов проводится в сроки, установленные Губернатором области. Если эти сроки специально не оговариваются, то доработка проектов осуществляется в срок до 5 дней.
Протокол заседания при Губернаторе области оформляется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области в трехдневный срок. Принятые на заседаниях указы и распоряжения подлежат официальному опубликованию в установленном порядке.
Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области обеспечивает магнитную запись мероприятий и ее расшифровку.
4.2. Заседания (совещания) Коллегии администрации Орловской области. Повестка дня заседания Коллегии администрации Орловской области формируется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области и представляется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области для утверждения Председателем Коллегии администрации Орловской области.
Материалы к заседанию (совещанию) Коллегии администрации области представляются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области и доводятся до членов Коллегии администрации области не позднее) чем за три дня до даты его проведения.
В работе заседаний (совещаний) Коллегии администрации области, кроме членов Коллегии администрации области, могут участвовать главный федеральный инспектор, представитель Коллегии администрации области в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты и представители областного Совета народных депутатов, руководитель контрольно-счетной палаты области (по согласованию), руководители органов исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области (по списку, утвержденному Председателем Коллегии администрации области).
По каждому из рассматриваемых на заседании вопросов приглашаются должностные лица, имеющие к ним непосредственное отношение.
Состав приглашаемых определяется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области на основе предложений руководителей исполнительных органов государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области. Своевременное приглашение указанных лиц на заседание при Коллегии администрации области обеспечивает управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области.
Время для докладов на заседании Коллегии администрации области предоставляется, как правило, в пределах до 15 минут, для содокладов до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.
Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний (совещаний) Коллегии администрации Орловской области, обобщение поручений, данные должностным лицам Председателем Коллегии администрации области и контроль за их исполнением осуществляется в порядке, предусмотренном для мероприятий с участием Губернатора Орловской области (абзацы 13, 14 пункта 4.1 параграфа IV.).