3. Основными задачами Управления являются:
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и организационной техники;
обеспечение оперативного прохождения документов в администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководству администрации по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в администрации;
оказание помощи структурным подразделениям областной администрации, райгорадминистрациям в постановке делопроизводства;
разработка сводной номенклатуры областной администрации;
оформление и выпуск постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области;
документальное обеспечение подразделений областной администрации;
техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации области;
прием, учет государственной службой корреспонденции;
отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
справочная работа по входящим и исходящим документам;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных работ;
отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;
подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в администрации области;
обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства;
формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при главе администрации, постановлений и распоряжений главы администрации области, в том числе по личному составу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации областной администрации, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;
осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию Законов, Указов Президента, Постановлений и распоряжений Правительства, информирование руководства областной администрации о сроках рассмотрения документов;
доведение до сведения и исполнения руководителей горрайадминистраций, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, структурных подразделений администрации постановлений и распоряжений главы областной администрации, в том числе по личному составу;
направление в вышестоящие органы власти копий постановлений и распоряжений главы администрации области;
регистрация поступивших в областную администрации предложений, заявлений и жалоб граждан;
ведение учета и передача их на рассмотрение руководству администрации, организация приема граждан по личным вопросам руководством областной администрации;
осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в аппарате областной администрации, в управлениях, отделах и объединениях, в администрациях городов и районов;
разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков, штампов, печатей для аппарата областной администрации, составление графика приема граждан по личным вопросам, руководством областной администрации, начальниками управлений, отделов комитетов и объединений, осуществление контроля за состоянием этой работы;
проведение профилактического ремонта пишущих машинок и копировально-множительной техники в аппарате областной администрации.
4. При осуществлении своих функций Управление:
взаимодействует со структурными подразделениями администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;
организует учебу кадров по вопросам делопроизводства;
подготавливает с участием других подразделений администрации области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы делопроизводства;