1. Проекты печатаются на бланках установленной формы, получаемых уполномоченными работниками в протокольном секторе управления делопроизводства администрации, и имеют обязательные реквизиты:
- номер типового бланка,
- заголовок к тексту,
- текст.
На обратной стороне последнего листа постановления (распоряжения) располагаются следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения администрации области с указанием фамилии, имени, отчества руководителя подразделения (исполнителя), подготовившего документ,
- визы руководителей с указанием даты визирования,
- фамилия исполнителя и номер служебного телефона.
2. Проекты постановлений должны иметь заголовок к тексту, который располагается у левого верхнего поля документа. Заголовок должен в краткой форме отражать содержание текста документа.
3. Структура проекта постановления, распоряжения должна обеспечивать логическое развитие рассматриваемой темы. Разъяснение целей и мотивов принятия документа дается во вступительной части преамбулы. При ссылках на законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента РФ и постановления, распоряжения Правительства РФ, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, законы Орловской области, постановления областного Совета народных депутатов, постановления и распоряжения Главы администрации области, в соответствии с которыми принимаются акты Главы администрации области, должны быть указаны: наименование документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула проекта постановления завершается словом "Постановляю", напечатанное заглавными буквами без кавычек и пробелов между буквами. В проектах распоряжений преамбула может отсутствовать.
4. Постановляющая часть предполагает различные по характеру действия исполнителей. Поручения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. В каждом пункте указывается исполнитель (структурное подразделение, организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.
5. Проекты могут иметь приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах текста. В правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием вида документа, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. Нумерация страниц на каждом приложении производится раздельно. Значительные по объему приложения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, при необходимости делятся на пункты и подпункты. Если в проекте приводятся таблицы, графики, схемы, то они также оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты должны иметь ссылки на эти приложения. Последний лист каждого приложения к документу подписывает руководитель структурного подразделения с указанием должности, фамилии и даты, который несет ответственность за точность приведенных данных. При наличии в тексте формулировки "Утвердить" (прилагаемые устав, положения, программу) на самом приложении допускается в правом верхнем углу располагать слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на вид акта, его дату, номер и оформляется аналогично приложению.
Не допускается устанавливать либо устранять правоустанавливающие нормы в приложениях.
6. Контроль за исполнением постановлений Главы администрации области возлагается на его первых заместителей или заместителей в соответствии с распределением обязанностей, а также начальников управлений. Распоряжения Главы администрации области ставятся на контроль в случае необходимости, при этом он может возлагаться и на руководителя структурного подразделения администрации области.
7. При необходимости в последнем пункте в тексте постановления или распоряжения указывается момент вступления в силу документа: с момента опубликования или с момента подписания. В ряде случаев в тексте документа может указываться конкретная дата вступления его в силу.
8. Одновременно с разработкой проекта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее изданных соответствующих документов или их частей. Нормативные правовые акты изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с теми же структурными подразделениями администрации области и организациями, с которыми они согласовывались при принятии.
9. Если при подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы администрации области выявилась необходимость внести существенные изменения и дополнения в ранее изданные документы или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочивания создается единый новый акт. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют силу.
Проекты постановлений и распоряжений подписываются только Главой администрации или его первым заместителем, исполняющим обязанности Главы администрации.
По отдельным кадровым и хозяйственным вопросам проекты постановлений и распоряжений подписываются заместителем Главы администрации - руководителем аппарата.
10. Проекты документов, представленные с нарушением требований к их составлению и оформлению, возвращаются исполнителю на доработку.
11. После подписания проекта постановления или распоряжения Главой администрации, последний сдается в протокольный сектор вместе с рассылкой, составленной и подписанной лицом, подготовившим документ.
На каждый подписанный документ (постановление) в протокольном секторе заполняется регистрационная карточка. На все документы, подлежащие контролю (постановления и распоряжения), заполняются две карточки, одна из которых вместе с документом передается непосредственному исполнителю.