2.1. Поступающая в администрацию корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется канцелярией отдела делопроизводства (далее - канцелярия) в локальной сети администрации с помощью ЕСЭД "Дело".
Документы, поступившие в нерабочее время (письма, телеграммы, документы, переданные по телефаксу, по электронной почте), принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора Брянской области. Их поступление фиксируется в отдельном журнале. Срочные документы немедленно передаются Губернатору Брянской области или лицу, которому они адресованы. Все поступившие в нерабочее время документы в следующий рабочий день передаются на регистрацию в канцелярию.
Подразделения администрации, приведенные в перечне (приложение 1), самостоятельно ведут прием, регистрацию и направляют поступающую корреспонденцию в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их работу. В случае поступления в канцелярию документов, адресованных приведенным в перечне подразделениям администрации, они передаются для регистрации и работы с ними под роспись в соответствующие подразделения администрации.
Телефонограммы в адрес Губернатора Брянской области принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора Брянской области, а в адрес вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, руководителей подразделений администрации - работниками их приемных.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, целостность вложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату с приложением акта возврата.
На нижнем поле первого листа поступившего документа проставляются порядковый номер и дата поступления. Для проставления отметок о регистрации документов применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
Не подлежат регистрации копии нормативно-распорядительных документов органов местного самоуправления муниципальных образований Брянской области.
2.2. При отсутствии документов, недостаче отдельных листов или повреждении документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой посылается отправителю.
Конверты от поступающих документов, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3. Корреспонденция, поступившая от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и адресованная Губернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области, заместителям Губернатора Брянской области, регистрируется канцелярией в день поступления в ЕСЭД "Дело". Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания либо на следующий день. Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Информация о зарегистрированных и переадресованных канцелярией документах доступна для просмотра и использования всем пользователям ЕСЭД "Дело".
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области и заместителями Губернатора Брянской области с учетом сфер деятельности курируемых ими подразделений администрации и исполнительных органов государственной власти Брянской области.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы или поступившее обращение является повторным, то копии материалов предыдущего обращения и упоминаемых документов приобщаются к повторному обращению.
Документы, адресованные Губернатору Брянской области, зарегистрированные в канцелярии, передаются на бумажном носителе в группу по работе с корреспонденцией Губернатора Брянской области и контроля за исполнением документов отдела делопроизводства.
Корреспонденция, поступившая в канцелярию до 15.00 (в том числе от служб вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, исполнительных органов государственной власти Брянской области), передается в группу по работе с корреспонденцией Губернатора Брянской области и контроля за исполнением документов отдела делопроизводства в 16.00, поступившая после 15.00 получается работниками группы на следующий день. Весьма срочные и срочные документы передаются немедленно.
Документы, адресованные вице-губернатору Брянской области, заместителям Губернатора Брянской области, структурным подразделениям администрации, регистрируются и распределяются по папкам соответствующих служб в день их поступления. При этом помощникам вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области необходимо не реже трех раз в день изымать из своих папок поступившую корреспонденцию. О поступлении срочных и весьма срочных документов работники канцелярии уведомляют соответствующих помощников вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области немедленно.
Корреспонденция от служб вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, предназначенная для передачи исполнительным органам государственной власти Брянской области, принимается в канцелярии до 13.00 и передается под роспись работникам исполнительных органов государственной власти Брянской области, ответственным за делопроизводство, в 15.00. При получении документов указанными работниками в журнале передачи корреспонденции обязательно указывается фамилия и инициалы имени и отчества получившего документы, ставится его роспись и дата.
Работники, получившие корреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за ее сохранность.
2.5. Федеральные законы, законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, постановления палат Федерального Собрания, решения Совета Государственной Думы канцелярией передаются работнику отдела делопроизводства, ответственному за регистрацию, контроль исполнения и прохождение этих документов.
2.6. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях, которые печатаются на бланках формата А6 и должны содержать:
наименование должности, фамилию и инициалы имени и отчества руководителя;
ссылку на номер документа, к которому готовится данная резолюция;
фамилии и инициалы имени и отчества лиц, определенных исполнителями данного документа;
четкие и исчерпывающие указания о порядке, характере и сроках исполнения документа;
подпись руководителя;
дату подписания резолюции руководителем.