11.1. Подготовка электронных документов.
11.1.1. Исполнительными органами государственной власти Брянской области и администрацией создаются электронные документы в ЕСЭД "Дело" без предварительного создания экземпляра на бумажном носителе.
11.1.2. В виде электронных документов создаются следующие виды документов:
проекты ответов авторам обращений;
проекты инициативных документов;
служебные записки, внутренняя корреспонденция.
11.1.3. Электронные документы оформляются согласно требованиям, установленным настоящей Инструкцией, и имеют реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе.
При подготовке электронных документов целесообразно использоваться электронные шаблоны документов для корректного отображения оттиска электронной подписи на бумажном носителе.
11.1.4. Исполнителем документа создается регистрационная карта проекта электронного документа в ЕСЭД "Дело", к ней прикрепляется текст документа в электронном виде, проект направляется в ЕСЭД "Дело" на согласование и (или) подписание соответствующим должностным лицам в последовательности, заданной исполнителем.
Руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных органов, организаций (в случае необходимости) проект исходящего документа направляется на согласование с сопроводительным письмом. Ответы руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных органов, организаций регистрируются в ЕСЭД "Дело" и обеспечивается их связь с регистрационной картой проекта документа.
11.1.5. Доступ к электронным документам в ЕСЭД "Дело" предоставляется пользователям в соответствии с их полномочиями.
Доступ к документам в ЕСЭД "Дело" предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов согласно поручению.
Оформление адресования документов и указаний по их исполнению производится в ЕСЭД "Дело" лицом, рассмотревшим документ.
11.1.6. Документы, содержащие государственную тайну, информацию ограниченного распространения, не создаются в виде электронных документов и рассматриваются на бумажном носителе. Документы с грифом "Для служебного пользования" могут быть зарегистрированы в ЕСЭД "Дело" без прикрепления электронного образа документа (файла).
11.2. Согласование (подписание) проектов электронных документов.
11.2.1. Проекты электронных документов, указанные в подпункте 11.1.2, согласовываются (подписываются) усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - электронная подпись) и признаются электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, согласованным (подписанным) собственноручной подписью.
Проекты электронных документов согласовываются (подписываются) членами Правительства Брянской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Брянской области и подразделений администрации, их заместителями, а также могут рассматриваться другими гражданскими служащими, работниками исполнительных органов государственной власти Брянской области, включённых в ЕСЭД "Дело".
11.2.2. Проект электронного документа направляется исполнителем на рассмотрение в ЕСЭД "Дело" последовательно.
При этом в ЕСЭД "Дело" устанавливается срок рассмотрения проекта электронного документа не более 2 рабочих дней, если не установлен иной срок.
Одной электронной подписью может быть согласовано (подписано) несколько текстов проектов электронных документов, прикрепленных к регистрационной карте проекта в ЕСЭД "Дело".
11.2.3. В случае необходимости направления руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации проекта электронного документа на предварительное рассмотрение гражданским служащим, работникам соответствующего исполнительного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации осуществляется выбор дополнительных визирующих.
11.2.4. Результат рассмотрения проекта электронного документа отображается в регистрационной карте проекта после выбора следующих позиций: "Согласен", "Не согласен", "Согласен с замечаниями", "Вне компетенции", "Утверждаю", "Не утверждаю".
В период временного отсутствия руководителя проект электронного документа рассматривает должностное лицо, исполняющее его обязанности, в соответствии с возложением или распределением обязанностей. Переназначения прав доступа в ЕСЭД "Дело" производится системным технологом исполнительного органа государственной власти Брянской области.
11.2.5. При выборе позиций "Не согласен", "Согласен с замечаниями" либо излагается мнение (замечание) в виде текста в установленном поле, либо вносятся правки шрифтом красного цвета в копию текста проекта электронного документа, созданную лично.
В случае согласия исполнительного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации, ответственного за подготовку проекта электронного документа, с особым мнением, замечанием исполнителем создается новая версия проекта, вносятся правки в текст проекта электронного документа с сохранением новой версии текста.
Проект электронного документа повторно направляется исполнителем на рассмотрение должностным лицам, участвующим в его рассмотрении.
11.3. Порядок отправки, получения и исполнения электронных документов.
11.3.1. При регистрации документа в ЕСЭД "Дело" осуществляется преобразование (сканирование) текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ).