1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - администрация).
Все работники администрации обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией и неукоснительно выполнять ее требования.
Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, порядок работы с которыми осуществляется в соответствии с действующим законодательством и специальными инструкциями.
Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, Уставом Брянской области, законами Брянской области, нормативными правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, иными правовыми актами Брянской области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)), и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации.
1.2. Настоящая Инструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами и приемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
Осуществление программного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагается на отдел информационных систем хозяйственного управления администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - хозяйственное управление). Внедрение новых автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в управлениях, отделах, службах и других структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - подразделения администрации) возлагается на их руководителей.
Вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области, руководители подразделений администрации определяют ответственных за ведение делопроизводства, функции которых устанавливаются должностной инструкцией. Должностная инструкция предусматривает выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
организация справочно-информационной работы;
подготовка проекта номенклатуры дел администрации, подразделений администрации;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел на хранение;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения администрации и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;
анализ и информирование руководителя подразделения администрации об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - ЕСЭД "Дело");
обеспечение сохранности базы данных о документах подразделения администрации в ЕСЭД "Дело";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации, а также вновь образуемых подразделений администрации.
Проекты указов, распоряжений и поручений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, служебных писем, протоколов и иных служебных документов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителю подразделения администрации и сообщают начальнику отдела делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - отдел делопроизводства). Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.