Печатание документов
12.1. Печатание документов в администрации осуществляется в приемных вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, бюро технической обработки документов отдела делопроизводства и непосредственно в подразделениях администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и установленных правил оформления и печатания документов.
В администрации печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится.
12.2. В бюро технической обработки документов отдела делопроизводства в первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, распоряжений и указов Губернатора Брянской области, приказов администрации, законопроекты, документы к мероприятиям с участием Губернатора Брянской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Брянской области.
Срочные документы печатаются в порядке очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания.
12.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленые карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
Заказ на печатание документов в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства оформляется на бланке (приложение 17) и подписывается исполнителем.
12.4. Печатание документов на бланках установленной формы (бланки писем, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, распоряжений и указов Губернатора Брянской области, приказов администрации) производится в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства и приемных вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.
Выдача бланков для печатания в подразделениях администрации допускается только с разрешения начальника отдела делопроизводства и оформляется в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства под роспись в специальном журнале.
Корректорские работы операторами-машинистками не производятся.
Проекты писем за подписью Губернатора Брянской области печатаются после корректорской доработки в группе подготовки документов отдела делопроизводства. Документы печатаются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "Страница", "Стр." и знаков препинания.
Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона на письмах проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
12.5. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства в отдельном журнале.
Порядок использования, хранения, уничтожения бланков устанавливается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Копирование (тиражирование) документов
12.6. Копировально-множительные работы в администрации осуществляются бюро технической обработки документов отдела делопроизводства. Копирование небольших объемов документов (до 10 листов) может производиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющих множительную технику.
12.7. На копирование (тиражирование) в бюро технической обработки документов сдаются только служебные документы вместе с заявкой на бланке установленной формы (приложение 18).
Принимает документы на размножение и ведет их учет заведующая бюро технической обработки документов отдела делопроизводства. Заказ на копирование (тиражирование) подписывает ответственный работник администрации (вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области и их помощники, начальники управлений, отделов).
Учет копируемых документов ведется в журнале, который хранится в бюро технической обработки документов в течение года, после чего уничтожается в установленном порядке.
Документы сдаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники).
Заказы выполняются в порядке очередности в день поступления.
Срочное копирование выполняется по согласованию с начальником отдела делопроизводства.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа и в журнале учета делается соответствующая отметка.
12.8. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
12.9. Снятие копий с правительственных документов производится по заявке в соответствии с резолюцией вице-губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области, получившего документ на исполнение, в других случаях - с разрешения начальника отдела делопроизводства.