7.1. Правила оформления писем и телеграмм должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложения 14, 15).
7.2. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммой) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное доведение до исполнителя. Возможна передача таких документов через отдел специальной документальной связи в случае резолюции Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области или заместителей Губернатора Брянской области на самом документе "Передать через ОСДС".
7.3. Письма и телеграммы за подписью Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области, возглавляющего администрацию, печатаются на бланках по установленной форме.
За подписью Губернатора Брянской области либо лица, временно исполняющего его обязанности, готовятся:
письма в адрес прокуратуры Брянской области, управления ФСБ России по Брянской области, управления МВД России по Брянской области, других правоохранительных органов, а также ответы на их представления и другие документы, на обращения руководителей муниципальных образований Брянской области, депутатов, корреспонденцию, адресованную Губернатору Брянской области лично, если в резолюции не определено иначе;
ответы на запросы членов Совета Федерации и депутатские запросы, направленные на имя Губернатора Брянской области;
письма в адрес Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, председателя Брянской областной Думы, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его аппарата, руководителей иностранных государств, руководителей субъектов Российской Федерации и государств - участников СНГ.
На бланке Губернатора Брянской области оформляются ответы на письма, адресованные Губернатору Брянской области лично, инициативные письма Губернатора Брянской области, гарантийные письма, сопроводительные письма к проектам законов Брянской области. Другие виды писем оформляются на бланке Правительства Брянской области.
На исходящих письмах фамилия, инициалы и телефон исполнителя проставляются на обороте последнего листа письма.
Проекты ответов на обращения органов прокуратуры по вопросам деятельности администрации должны проходить обязательное согласование с правовым управлением.
Письма, адресованные лицам, указанным в пункте 7.3 настоящего раздела, визируются исполнителем, вице-губернатором Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области, к чьей компетенции относится данный вопрос, руководителем администрации, начальником отдела делопроизводства, другими должностными лицами в соответствии с поручением Губернатора Брянской области и представляются на подпись Губернатору Брянской области после проверки и корректорской доработки в группе подготовки документов отдела делопроизводства.
Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области корректируются и оформляются на бланках помощниками, работниками служб вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, ответственными за делопроизводство, либо по их усмотрению и под их ответственность работниками курируемых структурных подразделений.
Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области визируются руководителями структурных подразделений (исполнительных органов государственной власти Брянской области) и непосредственным исполнителем.
7.4. При оформлении телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес. При оформлении писем указывается наименование организации в именительном падеже, в несколько однородных организаций - обобщенно, должностному лицу - должность и фамилия указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией; если телеграмма или письмо являются ответом на поступивший документ, то указываются его исходящий номер и дата. Фамилия исполнителя (составителя), номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу телеграммы или письма.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если это не искажает ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
7.5. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, указывается его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Проект плана экономического развития на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту плана экономического развития на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
7.6. В письмах объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.
Телеграммы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации на лицевой стороне второго экземпляра, остающегося в канцелярии.
7.7. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
7.8. В реквизите "Подпись" должны указываться должность лица, фактически подписавшего письмо, телеграмму (полное наименование, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке), личная подпись, его инициалы и фамилия.
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
7.9. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для регистрации и отправки в канцелярию. При этом к письму прилагаются завизированная его копия, указатель рассылки и необходимое количество направляемых адресатам копий, подписанных согласно указателю рассылки, к телеграмме - завизированная ее копия.