Архивный фонд Брянской области содержит информационноемкий документальный массив, который отражает материальную и духовную жизнь общества, имеет историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, насчитывает 1 миллион 132 тысячи дел, образовавшихся за 1709 - 2010 годы и находящихся на постоянном и временном хранении в государственных архивах Брянской области. В них отражены правовые и организационные основы становления и развития Брянской области, содержатся сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета страны, эффективного функционирования всех государственных структур.
Архивное дело, как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов развития Брянской области.
В условиях модернизации экономики и социальной сферы, глобальной информатизации общества отмечается рост обращений граждан в государственные архивы Брянской области за получением информации социально-правового, тематического и генеалогического характера. Так, в 2010 году исполнено 4412 запросов, что составило 113 % от показателей предыдущего года. На 11 % по сравнению с данными 2009 года увеличилась посещаемость читальных залов областных государственных архивов (1552 посещения за 2010 год). Увеличение доступа к архивной информации будет в дальнейшем только прогрессировать, в том числе и при использовании документов в электронном виде.
Количество рассекреченных документов с 2009 по 2011 год увеличилось на 2,8 %. Дальнейшее рассекречивание документов позволит расширить доступ исследователей к архивным документам, ввести их в научный оборот.
При длительном хранении и многократном использовании документы приобретают значительные дефекты, способствующие потере их информации.
Среди документов Архивного фонда Брянской области повышенного внимания требуют особо ценные документы (ревизские сказки, метрические книги, исповедные росписи церквей и другие, всего 31020 единиц хранения). Отсутствие фонда пользования на эти документы, их постоянная востребованность исследователями, работающими в читальных залах архива, не гарантируют их сохранность. В целях оцифровки архивных документов используются два планетарных сканера. За 2008 - 2010 годы создан фонд пользования в количестве 177 дел. В дальнейшем планируется увеличение создания фонда пользования часто используемых и с угасающим текстом дел, чем будет обеспечена сохранность документов.
Одним из способов защиты документов от повреждений является их картонирование. Всего в государственных архивах 1102104 дела требуют картонирования. За 2009-2010 годы закартонировано 8008 дел. При дальнейшем картонировании дел будет обеспечена их сохранность и предотвращена утрата.
Для обеспечения сохранности документов проводились мероприятия по повышению уровня безопасности архивов. В соответствии с техническими нормами и правилами пожарной безопасности в 2008-2009 годах в государственных архивах заменена пожарная сигнализация, глухие металлические решетки заменены на распашные, проведена модернизация пожарного оборудования. Проводилось поддержание в рабочем состоянии инженерно-технических коммуникаций зданий государственных архивов, соблюдение температурно-влажностного, светового и охранного режимов. Производился ремонт зданий и рабочих кабинетов, произведена замена лифта в архивохранилище N 1, выполнен ремонт крыш в архивохранилищах N 1 и 2. В 2011 году для обеспечения сохранности документов, предупреждения их хищения в читальных залах архива установлены камеры видеонаблюдения. Дальнейшее участие в мероприятиях по повышению уровня безопасности архивов позволит обеспечить сохранность документов Архивного фонда Брянской области.
Участие в долгосрочной целевой программе "Развитие информатизации Брянской области" (2011 - 2015 годы) позволило в 2011 году провести локальную сеть и установить сервер для работы в 4-й версии ПК "Архивный фонд" в архивохранилище N 2. В 2009-2010 годах локальная сеть и сервер были установлены в здании архивохранилища N 1, это обеспечило перевод документов в 2009 - 2011 годах, описанных на уровне архивного дела (оцифровка описей), на 3 % от общего количества архивных документов, находящихся на хранении. Создание единой системы учета и использования документов Архивного фонда Брянской области способствует созданию условий для обеспечения широкого доступа граждан к информационным ресурсам, развитию образования, науки и культуры, осуществлению патриотического воспитания граждан.
Работа, проведенная в 2009 - 2011 годах по обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Брянской области, характеризуется показателями, приведенными в таблице 1.
Таблица 1
Основные показатели деятельности
управления по делам архивов Брянской области
N | Наименование (описание) | 2009 год (факт) | 2010 год (факт) | 2011 год (план) |
1. | Количество архивных документов, находящихся на хранении в областных государственных архивах, с соблюдением нормативных условий хранения архивных документов (тысяч единиц хранения) | 1136,54 | 1132,0* | 1144,0 |
2. | Доля рассекреченных документов КПСС (%) | 83,3 | 86,0 | 86,2 |
3. | Доля архивных документов, описанных на уровне архивного дела (оцифровка описей), от общего количества архивных документов, находящихся на хранении | 1 | 2 | 3 |
4. | Доля архивных документов, переведенных в электронную форму (создание фонда пользования), от общего количества особо ценных архивных документов, находящихся на хранении (%) | 0,2 | 0,5 | 0,6 |
5. | Доля закартонированых дел | 72 | 72,3 | 72,4 |
6. | Исполнение запросов граждан социально-правового характера, предоставление информации органам власти субъектов Российской Федерации по запросам, относящимся к сфере их деятельности, других тематических запросов (запрос) | 3899 | 4412 | 3500 |
______________
* Уменьшение количества дел, находящихся на государственном хранении в 2009 году, произошло за счет передачи 21220 дел в архивный отдел управления по обеспечению деятельности Брянской городской администрации, от них принято более 12000 дел.
В настоящее время архивы:
удовлетворяют потребности органов государственной власти и местного самоуправления, юридических и физических лиц в разнообразной архивной информации, ежегодно выдают около 4 тысяч справок, содержащих данные для начисления пенсий, предоставления различных льгот, сведения биографического характера, об имуществе и т.д.;
хранят архивные документы и предотвращают их утрату (утрата архивных документов, содержащих в том числе информацию социально-правового характера, может лишить граждан возможности получить необходимую информацию об их трудовом стаже, награждениях, реабилитации и др.);
комплектуются современными документами, принимаемыми на постоянное хранение от органов государственной власти, местного самоуправления, иных юридических лиц и граждан.
По состоянию на 1 января 2011 года объем документов, находящихся на хранении в государственных архивах, составляет 1132,0 тысячи единиц хранения, в том числе 31020 единиц хранения особо ценных документов и 318416 дел по личному составу. Его сохранность обеспечивает государственное учреждение "Государственный архив Брянской области".
Решение актуальных задач государственной политики в области архивного дела требует реализации в ближайшее время специального комплекса мероприятий по улучшению условий хранения документов, обеспечению безопасности Архивного фонда Брянской области и автоматизации его учета.
Результатом реализации программы станет создание благоприятных условий для деятельности государственных архивов Брянской области, сохранение исторического наследия области, улучшение условий сохранности и безопасности Архивного фонда Брянской области, оказание информационных услуг населению, связанных с социальной защитой граждан.