Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда области, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется управлением по делам архивов и государственным архивом Брянской области в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Органы государственной власти и местного самоуправления области, прокуратура, суды, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда области для передачи их на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами управления по делам архивов; разрабатывают и утверждают по согласованию с управлением по делам архивов нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и местного самоуправления области, прокуратура, суды, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и учреждениями.