ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 июля 2000 г. N 281
О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области
____________________________________________________________
Документ в редакции
постановления губернатора области от 13 октября 2000 г. № 428,
постановления губернатора области от 1 декабря 2000 г. № 488
____________________________________________________________
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области, утвержденную постановлением губернатора области от 31.12.97 № 621, с учетом изменений, внесенных постановлениями губернатора области от 09.02.98 № 55, 14.05.98 № 206, 05.06.98 № 239, 16.09.98 № 356, 30.09.98 № 378, 02.11.98 № 412, 17.12.98 № 469, 10 апреля 2000 г. № 144, следующие изменения и дополнения:
1.1 Заменить по тексту слова "представитель губернатора области в областной Думе" словами "управление администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой";
1.2 Раздел 2 дополнить пунктом 2.16 следующего содержания:
"2.16 Управление администрации области по взаимодействию с Сахалинской областной Думой обеспечивает направление принятых законов Сахалинской области в Министерство юстиции Российской Федерации на юридическую экспертизу в 7- дневный срок после их принятия." (В редакции постановления губернатора области от 13 октября 2000 г. № 428)
1.3 Пункт 2.5 дополнить четвертым абзацем следующего содержания:
"Заключение государственно-правового управления по законопроектам дается после согласования их с соответствующими структурными подразделениями."
1.4 Второй абзац пункта 3.3.1 исключить.
1.5 Пятый абзац пункта 3.3.1 изложить в следующей редакции:
"Проекты решений подлежат обязательному согласованию с Сахалинским территориальным управлением Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства по вопросам создания, реорганизации и ликвидации хозяйствующих субъектов (в случаях, предусмотренных антимонопольным законодательством Российской Федерации), а также предоставления льгот отдельному хозяйствующему субъекту или нескольким хозяйствующим субъектам, если иное не предусмотрено Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами.".
1.6 Пункт 3.4.2 дополнить вторым абзацем следующего содержания:
"Проекты решений согласовываются с государственно-правовым управлением после согласования их с соответствующими структурными подразделениями.".
1.7 Подраздел 3.5 дополнить пунктом 3.5.7 следующего содержания:
"3.5.7 Сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела Администрации обеспечивает направление принятых решений губернатора области нормативного характера в Министерство юстиции Российской Федерации на юридическую экспертизу в 7- дневный срок после их принятия.".(В редакции постановления губернатора области от 13 октября 2000 г. № 428 -постановление утратило силу на основании постановления губернатора области от 1 декабря 2000 г. № 488)
_______________________________________________
Пункт 1.7 утратил силу -постановление губернатора области от 1 декабря 2000 г. № 488
_______________________________________________
1.8 Пункт 3.6.2 после первого абзаца дополнить абзацем следующего содержания:
"Проект договора, соглашения, протокола намерений согласовывается с государственно-правовым управлением после согласования их с соответствующими структурными подразделениями Администрации."
1.9 Пункт 5.5.1 дополнить абзацем следующего содержания:
"Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций губернатором области, вице-губернатором области, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области на период его отсутствия, осуществляет секретариат губернатора области."
1.10 Пункт 7.14 дополнить абзацем следующего содержания:
"Контроль за своевременным прохождением документов, поступивших в Администрацию из областной Думы, при наложении на них резолюций губернатором области, вице-губернатором области, на которого возложено исполнение обязанностей губернатора области на период его отсутствия, осуществляет управление по взаимодействию с Сахалинской областной Думой."
1.11.Раздел 10 изложить в следующей редакции:
"10. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
10.1 Общие положения
10.1.1 Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими служебные сведения ограниченного распространения в Администрации.
Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и. несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты.
10.1.2 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
10.1.3 Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экономическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасности функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления (описание структуры органов, их функции, направления и формы деятельности, а также их адреса), об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке.
10.1.4 На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
10.1.5 Категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет губернатор области.
10.1.6 Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 10.1.3 настоящей Инструкции.
10.1.7 Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководства Администрации не подлежит разглашению (распространению).
10.1.8 За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Администрации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством, ответственности.
10.1.9 В случае ликвидации структурного подразделения администрации области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
10.1.10 К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники администрации, ознакомленные с настоящей Инструкцией.
10.2 Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
10.2.1 Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
10.2.2 Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются работником общего отдела Администрации, которому поручено выполнение этой задачи.
10.2.3 При смене работника общего отдела, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому работнику, который утверждается руководителем аппарата Администрации.
10.2.4 Документы с пометкой "Для служебного пользования":
- учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";
- печатаются, как правило, в машинописном бюро с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;
- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками работнику канцелярии для регистрации. Черновики документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;
- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно (приложение 29);
- передаются работникам структурных подразделений Администрации под расписку, пересылаются другим организациям спецсвязью;
- не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров, отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководством Администрации;
- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
10.2.5 Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации не-
секретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
10.2.6 Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение 20). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
10.2.7 Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя аппарата Администрации. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
10.2.9 О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель аппарата Администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю аппарата Администрации.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда.
10.2.10 При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
10.2.11 За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник администрации привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
10.3 Порядок обращения с машинными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения
10.3.1 Служебная информация, содержащая сведения ограниченного распространения, для хранения записывается только на учетные съемные МНИ. Хранение информации с пометкой "Для служебного пользования" на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещается. Разрешение на использование специальных мер защиты, позволяющих осуществлять запись и хранение служебной информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на несъемных МНИ, дается руководителями Администрации и оформляется в письменном виде.
10.3.2 Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ (приложение 30).
При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты:
- гриф секретности;
- регистрационный номер по журналу;
- фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете);
- подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации.
10.3.3 Регистрация несекретных МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации "Для служебного пользования".
10.3.4 Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней.
10.3.5 Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, содержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой "Для служебного пользования".
10.3.6 Разрешение на стирание потерявшей практическое значение информации записанной на МНИ, хранящихся в Администрации, дается руководителями Администрации. Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии ответственного лица за гранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале (приложение 30), заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата.
МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф секретности не снимается.
10.3.7 Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации.
10.3.8 Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженность вирусами".
10.3.9 Распечатка на принтерах подготовленных на МНИ документов, содержащих сведения ограниченного распространения, разрешается только на ЭВМ, размещенных в помещениях машинописного бюро или самого исполнителя с соблюдением требований пункта 10.3.4 настоящей Инструкции.
10.3.10 На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа, наряду с другими необходимыми данными, указываются учетный номер дискеты МД№...
