РАЗДЕЛ V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Статья 17. Обязанность собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Сахалинской области
Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Сахалинской области, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и государственными архивными учреждениями в порядке, установленном Государственной архивной службой России. Страховой фонд особо ценных и уникальных документов является государственной собственностью Сахалинской области.
Органы государственной власти и прокуратуры Сахалинской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Сахалинской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и государственных архивных учреждений; разрабатывают и утверждают по согласованию с архивным отделом администрации Сахалинской области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Сахалинской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения архивными органами описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Сахалинской области не могут уничтожить эти документы без согласования с архивными органами и государственными архивными учреждениями.
Органам, осуществляющим регистрацию юридических лиц, производить регистрацию при наличии в учредительных документах юридических лиц положений, касающихся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственной хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Сахалинской области
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Сахалинской области осуществляют:
а) государственный архив Сахалинской области и его филиал в городе Южно-Сахалинске, Сахалинский центр документации новейшей истории - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры Сахалинской области; органов местного самоуправления; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Сахалинской области, муниципальной собственности; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на его территории и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
б) районные и городские архивы (органы управления архивным делом в районе, городе) - архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
в) государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность Сахалинской области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.
В государственных библиотеках и музеях, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Сахалинской области, разрабатываются Положения об их архивах (фондах, отделах рукописей), которые утверждаются руководителем государственной библиотеки или музея по согласованию с архивным отделом администрации Сахалинской области.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Сахалинской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.
Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Сахалинской области
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Сахалинской области осуществляют органы государственной власти Сахалинской области и системы прокуратуры Сахалинской области , органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения:
а) архивных документов органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения в течение 15 лет;
б) архивных документов органов государственной власти и системы прокуратуры области, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения в течение 10 лет;
в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;
г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг в течение 75 лет;
д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием Сахалинской области) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности Сахалинской области, в течение 10 лет;