ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую четкую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в администрации Сахалинской области (далее именуется - Администрация) в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности губернатора области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и государственным стандартом ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с учетом опыта работы с документами в Администрации.
1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в Администрации устанавливаются специальной инструкцией.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений, входящих в состав Администрации (далее подразделения Администрации).
1.5. Разрабатываемые автоматизированные технологии подготовки и обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.6. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения автоматизированных технологий обработки документов, копировально - множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство службами делопроизводства, проведение учебы работников, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляются общим отделом Администрации области (далее - общим отделом).
Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях Администрации.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях Администрации осуществляется службами делопроизводства или работником, специально назначенным для выполнения этой задачи.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения Администрации.
1.9. На работников службы делопроизводства подразделения Администрации возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
организация справочно - информационной работы;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
ежедневная регистрация информации о приеме, прохождении и исполнении документов в базу данных автоматизированной системы "Канцелярия";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.