8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, - используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти, состоящего из документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
8.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на ответственном за ведение делопроизводства органе исполнительной власти.
8.1.4. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", учетных форм (справочных и контрольных картотек, журналов, реестров и т.п.), актов, личных дел, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзной организации) и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов и т.п.).
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок.
8.1.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия его структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства Кировской области являются названия секретариата, аппаратов Председателя Правительства Кировской области, вице-губернатора Кировской области, первого заместителя Председателя Правительства Кировской области, заместителей Председателя Правительства Кировской области и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства Кировской области, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.
8.1.6. Графы в номенклатуре дел структурного подразделения (приложение № 35) и сводной номенклатуре дел (приложение № 36) заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения органа исполнительной власти и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где: 10 - обозначение (индекс) структурного подразделения (органа исполнительной власти), 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью дефиса.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативные распорядительные документы вышестоящих органов и Губернатора Кировской области, располагаются перед заголовками дел с нормативными распорядительными документами Правительства Кировской области, Председателя Правительства Кировской области, органа исполнительной власти.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.
Заголовок дела состоит из следующих элементов:
названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);
названия организации или ее подразделения (автора документа);
краткого содержания документов дела;
дат (периода), к которым относятся документы дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
указанием на копийность документов дела (если в дело подшиты копии) и др.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дело. Например: "Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями муниципальных районов и городских округов Кировской области по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с филиалом "Кировэнерго" Публичного акционерного общества "Межрегиональная распределительная сетевая компания Центра и Приволжья" по вопросам обеспечения Кировской области электрической и тепловой энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет с пояснительными записками за 2004 год".