10.1. Организация работы с документами в органах исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
10.2. Орган исполнительной власти - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
10.3. Документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти с резолюцией руководителя органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
10.4. Специалисты органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
10.5. Специалисты органа исполнительной власти в процессе исполнения документа делают пометки на документе, а также в РКК документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросов), о дате и результате окончательного исполнения.
При отсутствии условий выполнения задания исполнитель представляет руководителю докладную записку об изменении срока исполнения документа с соответствующим обоснованием.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.